당신의 사무실은 너무 꽉 차 있나요, 너무 비어 있나요, 아니면 딱 적당한가요? 데이터 기반의 업무 효율성 접근법

많은 기업에서 사무실 점유는 추측 게임에 불과합니다. 일부 사무실은 주중 대부분 비어 있는 느낌인 반면, 다른 사무실은 회의실이 과도하게 붐비고 협업 공간이 제한되어 있습니다. 92%의 기업이 하이브리드 모델을 운영하고 있는 상황에서, 리더들은 사무실 공간이 너무 많거나 너무 적은지에 대해 의문을 갖고 있습니다.

“92%의 기업이 하이브리드 근무 모델을 수용했지만 대부분 여전히 공간 최적화에 어려움을 겪고 있습니다.”

• CBRE Adaptive Spaces 보고서

공간이 너무 많으면 비용이 낭비되고, 너무 적으면 직원들이 실망하고 생산성이 저하될 수 있습니다. 그렇다면 비즈니스 리더들은 어떻게 적절한 균형을 찾을 수 있을까요? 그 핵심은 실질적인 사무실 사용량을 측정하고 공간을 그에 맞게 조정하는 것입니다.

사무실 점유 이해하기: 왜 가정은 효과가 없는가

공간이 너무 많다: 활용 부족의 비용

많은 기업이 실제 필요 이상으로 큰 사무실 공간을 유지하고 있습니다. 실제 사용하지 않을 경우에도 부동산 비용은 고정되어 있습니다.

당신의 사무실에 공간이 너무 많음을 나타내는 첫 번째 신호:

• 낮은 책상 이용률: 직원들이 주로 원격으로 근무하여 사무실의 큰 부분이 비어 있음.
• 사용되지 않는 회의실: 큰 회의실이 예약되지만 자주 꽉 차지 않음.
• 불필요한 부동산 비용: 임대 사무실 공간이 실제 업무 요구에 맞지 않음.

📌 예시: 글로벌 로펌은 하이브리드 정책으로 인한 일일 점유율 감소에도 불구하고 100,000 평방 피트의 사무실을 유지했습니다. 2주 간의 점유율 조사 후, 그들은 공간의 40%가 지속적으로 비어 있음을 파악했습니다. 두 층을 통합함으로써, 그들은 부동산 비용을 30% 절감했으며, 여전히 직원의 필요를 지원할 수 있었습니다.

공간이 너무 적다: 과도한 축소의 결과

일부 기업들은 공간을 너무 급격히 줄여, 주요 구역에 병목 현상을 야기합니다. 사용되지 않는 책상을 없애는 것이 효율성을 높일 수 있지만, 잘못 계획된 축소는 혼잡을 초래할 수 있습니다.

당신의 사무실에 공간이 너무 적음을 나타내는 첫 번째 신호:

• 과다 예약된 회의실: 직원들이 협업할 수 있는 공간을 찾기 어려움.
• 혼잡한 공용 구역: 공유 공간이 시끄럽고 불편해져 생산성이 감소함.
• 직원 불만: 사무실 출석률이 떨어지며, 작업 공간이 직원의 필요를 더 이상 지원하지 않음.

📌 예시: 한 기술 회사는 비용 절감을 위해 사무실 공간을 절반으로 줄였습니다. 그러나 점유율 조사에서는 협업 구역이 자주 혼잡함을 보여주었고, 이는 직원 불만을 초래했습니다. 남은 공간을 더 예약 가능한 팀 구역으로 재배치함으로써, 효율성과 직원 경험 모두를 개선했습니다.

점유 데이터를 활용하여 적절한 균형 찾기

효과 측정하기: 데이터 기반 공간 최적화

이상적인 사무실 점유율은 밀도를 최대화하는 것이 아니라, 직원들이 실제로 사용하는 공간과 일치시키는 것입니다. 비즈니스 리더들은 실질적인 사용 데이터를 통해 정보에 입각한 결정을 내려야 합니다.

적절한 균형을 찾기 위한 단계:

1. 시간에 따른 사무실 출석률을 측정하여 일일 및 주간 사용 패턴을 추적합니다.
2. 활용되지 않는 공간을 식별하여 다시 활용하거나 통합하거나 제거합니다.
3. 공간 레이아웃을 조정하여 직원의 작업 방식을 더 잘 지원합니다 - 회의실, 집중 구역, 또는 유연한 작업 공간 등을 포함합니다.

“부동산 결정을 비즈니스 목표에 맞추는 회사는 더 높은 금융 수익과 더 나은 직원 참여를 경험합니다.”

• CBRE Adaptive Spaces 보고서

📌 예시: 금융 서비스 회사는 단기 점유 데이터를 사용하여 다양한 좌석 모델을 시험했습니다. 유연한 책상 시스템으로 전환함으로써, 협업 구역을 유지하면서 사용되지 않은 사무실 공간을 20% 줄였습니다.

비즈니스 리더를 위한 실용적인 통찰력 Q&A

Q: 내 사무실 공간이 효율적으로 사용되고 있는지 어떻게 알 수 있나요? A: 단기 점유율 조사를 실시하여 실제 사용 패턴을 측정하세요. 일관되게 사용되지 않거나 과다 예약되는 구역을 찾아 조정하십시오.

Q: 공간을 줄였다가 나중에 더 필요하면 어떻게 하나요? A: 공간 축소를 점차적으로 시험해보세요. 장기 임대 변경을 하기 전에 더 작은 사무실 통합을 파일럿으로 시험해봅니다.

Q: 얼마나 자주 사무실 점유율을 재평가해야 하나요? A: 이상적으로는 6-12개월마다입니다. 하이브리드 업무 패턴은 시간이 지남에 따라 변하므로, 정기적인 점유율 추적은 공간 최적화를 보장합니다.

비즈니스 성공을 위한 점유 데이터의 중요성

가정에 기반한 사무실 공간 결정은 비효율성 및 불필요한 비용과 나쁜 직원 경험을 초래합니다. 실제 점유 데이터가 없으면, 기업은 너무 많은 공간을 유지하거나 과도하게 축소하는 위험을 감수하게 됩니다.

이런 점에서 Vantage Space가 가치를 제공합니다. 센서 기반 추적과 달리, Vantage Space는 빠르고 사람이 주도하는 점유율 조사를 제공합니다, 이는 정량적 데이터(공간 사용 방법)와 정성적 통찰력(직원이 공간과 상호작용하는 방식)을 모두 제공합니다.

스냅샷 점유율 조사를 통해, 비즈니스 리더들은 다음과 같이 할 수 있습니다:

• 비용적인 부동산 결정을 내리기 전에 활용되지 않는 사무실 구역을 식별합니다.
• 사무실 레이아웃이 직원의 필요에 맞도록 조정하여 참여도와 생산성을 지원합니다.
• 작업 공간 변화가 금융 성과에 미치는 영향을 측정합니다.

올바른 사무실 점유율은 모든 책상을 채우는 것이 아니라, 직원과 비즈니스 모두에 적합한 공간을 만드는 것입니다.

사무실 공간을 최적화하고 싶으신가요? 오늘 Vantage Space와 함께 점유율 조사를 시작하세요.