Para muchas empresas, la ocupación de oficinas es un juego de adivinanzas. Algunas oficinas se sienten vacías la mayor parte de la semana, mientras que otras luchan con salas de reuniones abarrotadas y espacios de colaboración limitados. Con el 92% de las empresas operando ahora en modelos híbridos, los líderes se preguntan si tienen demasiado o muy poco espacio de oficina.
“El 92% de las empresas han adoptado modelos de trabajo híbridos, sin embargo, la mayoría todavía enfrenta problemas con la optimización del espacio.”
- Informe CBRE Adaptive Spaces
Tener demasiado espacio lleva a costos desperdiciados, mientras que tener muy poco puede frustrar a los empleados y afectar la productividad. Entonces, ¿cómo encuentran los líderes empresariales el equilibrio adecuado? La clave es medir el uso real de la oficina y ajustar el espacio en consecuencia.
Muchas empresas mantienen oficinas más grandes de lo que realmente necesitan. Los costos inmobiliarios permanecen fijos, incluso cuando los escritorios y las salas de reuniones están vacíos la mayor parte del día.
Señales de que su oficina tiene demasiado espacio:
📌 Ejemplo: Un bufete de abogados global mantenía una oficina de 100,000 pies cuadrados a pesar de que las políticas híbridas reducían la ocupación diaria. Tras un estudio de ocupación de dos semanas, identificaron que el 40% de su espacio estaba consistentemente vacío. Al consolidar dos pisos, redujeron los costos inmobiliarios en un 30% mientras seguían apoyando las necesidades de los empleados.
Algunas empresas reducen el espacio de oficina demasiado agresivamente, creando cuellos de botella en áreas clave. Aunque eliminar escritorios no usados puede mejorar la eficiencia, reducciones mal planificadas pueden llevar a la sobreocupación.
Señales de que su oficina tiene muy poco espacio:
📌 Ejemplo: Una empresa de tecnología redujo su espacio de oficina a la mitad para reducir costos. Sin embargo, los estudios de ocupación revelaron que las zonas de colaboración estaban frecuentemente sobreocupadas, causando insatisfacción entre los empleados. Al reconfigurar el espacio restante para incluir más áreas de equipo reservables, mejoraron tanto la eficiencia como la experiencia de los empleados.
La tasa ideal de ocupación de la oficina no se trata de maximizar la densidad, sino de alinear el espacio con la manera en que los empleados realmente lo usan. Los líderes empresariales necesitan datos reales de uso para tomar decisiones informadas.
Pasos para encontrar el equilibrio adecuado:
“Las empresas que alinean las decisiones inmobiliarias con los objetivos empresariales ven mejores retornos financieros y mayor compromiso de los empleados.”
- Informe CBRE Adaptive Spaces
📌 Ejemplo: Una firma de servicios financieros utilizó datos de ocupación a corto plazo para probar diferentes modelos de asientos. Al cambiar a un sistema de escritorios flexibles, redujeron el espacio de oficina sin usar en un 20% mientras mantenían las zonas de colaboración.
P: ¿Cómo sé si mi espacio de oficina está siendo utilizado eficientemente?
R: Realice estudios de ocupación a corto plazo para medir los patrones reales de uso. Busque áreas que estén consistentemente infrautilizadas o sobre reservadas y ajústelas en consecuencia.
P: ¿Qué pasa si reducimos el espacio de oficina y luego necesitamos más?
R: Pruebe reducciones de espacio de forma incremental. Pilotee consolidaciones de oficinas más pequeñas antes de comprometerse con cambios de arrendamiento a largo plazo.
P: ¿Con qué frecuencia deberíamos reevaluar nuestra ocupación de oficina?
R: Idealmente, cada 6-12 meses. Los patrones de trabajo híbridos cambian con el tiempo, por lo que el seguimiento regular de la ocupación garantiza que el espacio se mantenga optimizado.
Tomar decisiones sobre el espacio de oficina basado en suposiciones lleva a ineficiencias, costos innecesarios y experiencias deficientes para los empleados. Sin datos reales de ocupación, las empresas corren el riesgo de mantener demasiado espacio o de reducirlo demasiado agresivamente.
Aquí es donde Vantage Space proporciona valor. A diferencia del seguimiento basado en sensores, Vantage Space ofrece estudios de ocupación rápidos y liderados por humanos que proporcionan tanto datos cuantitativos (cómo se utiliza el espacio) como conocimientos cualitativos (cómo interactúan los empleados con el espacio).
Al realizar estudios instantáneos de ocupación, los líderes empresariales pueden:
La tasa correcta de ocupación de oficina no se trata de llenar cada escritorio, sino de crear un espacio que funcione tanto para los empleados como para el negocio.
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