Pour de nombreuses entreprises, l’occupation des bureaux est un jeu de devinettes. Certains bureaux semblent vides la plupart de la semaine, tandis que d’autres luttent avec des salles de réunion surchargées et un espace de collaboration limité. Avec 92 % des entreprises opérant désormais en modèles hybrides, les dirigeants se demandent s’ils ont trop ou trop peu d’espace de bureau.
“92 % des entreprises ont adopté des modèles de travail hybrides, mais la plupart peinent encore à optimiser l’espace.”
- Rapport CBRE Adaptive Spaces
Trop d’espace conduit à des coûts gaspillés, tandis que trop peu peut frustrer les employés et affecter la productivité. Alors, comment les dirigeants d’entreprises trouvent-ils le juste équilibre ? La clé réside dans la mesure de l’utilisation réelle des bureaux et l’adaptation de l’espace en conséquence.
De nombreuses entreprises entretiennent des empreintes de bureaux plus grandes qu’elles ne le nécessitent réellement. Les coûts immobiliers restent fixes, même lorsque les bureaux et les salles de réunion restent vides la majeure partie de la journée.
Indicateurs que votre bureau a trop d’espace :
📌 Exemple : Un cabinet d’avocats mondial a maintenu un bureau de 9 300 m² malgré des politiques hybrides réduisant l’occupation quotidienne. Après une étude d’occupation de deux semaines, ils ont identifié que 40 % de leur espace était constamment vide. En consolidant deux étages, ils ont réduit les coûts immobiliers de 30 % tout en répondant aux besoins des employés.
Certaines entreprises réduisent l’espace de bureau trop agressivement, créant des goulots d’étranglement dans des zones clés. Bien qu’éliminer des bureaux inutilisés puisse améliorer l’efficacité, des réductions mal planifiées peuvent conduire à la surcharge.
Indicateurs que votre bureau a trop peu d’espace :
📌 Exemple : Une entreprise technologique a réduit de moitié son espace de bureau pour réduire les coûts. Cependant, les études d’occupation ont révélé que les zones de collaboration étaient fréquemment surchargées, entraînant une insatisfaction des employés. En reconfigurant l’espace restant pour inclure plus de zones réservables, ils ont amélioré à la fois l’efficacité et l’expérience des employés.
Le taux d’occupation de bureau idéal n’est pas une question de densité maximale - il s’agit d’aligner l’espace avec la façon dont les employés l’utilisent réellement. Les dirigeants d’entreprise ont besoin de données d’utilisation réelles pour prendre des décisions éclairées.
Étapes pour trouver le bon équilibre :
“Les entreprises qui alignent les décisions immobilières sur les objectifs commerciaux obtiennent un meilleur rendement financier et un meilleur engagement des employés.”
- Rapport CBRE Adaptive Spaces
📌 Exemple : Un cabinet de services financiers a utilisé des données d’occupation à court terme pour tester différents modèles de sièges. En passant à un système de bureau flexible, ils ont réduit l’espace de bureau inutilisé de 20 % tout en maintenant des zones de collaboration.
Q : Comment puis-je savoir si mon espace de bureau est utilisé efficacement ?
R : Réalisez des études d’occupation à court terme pour mesurer les schémas d’utilisation réels. Recherchez les zones constamment sous-utilisées ou surbookées, et ajustez en conséquence.
Q : Que se passe-t-il si nous réduisons l’espace de bureau et avons besoin de plus par la suite ?
R : Testez les réductions d’espace progressivement. Pilotez de petites consolidations de bureaux avant de vous engager dans des changements de bail à long terme.
Q : À quelle fréquence devons-nous réévaluer notre occupation de bureau ?
R : Idéalement, tous les 6 à 12 mois. Les schémas de travail hybrides évoluent avec le temps, de sorte que le suivi régulier de l’occupation garantit que l’espace reste optimisé.
Prendre des décisions d’espace de bureau basées sur des suppositions conduit à des inefficacités, des coûts inutiles et de mauvaises expériences pour les employés. Sans données d’occupation réelles, les entreprises risquent de conserver trop d’espace ou de réduire trop agressivement.
C’est là que Vantage Space apporte de la valeur. Contrairement au suivi basé sur des capteurs, Vantage Space propose des études d’occupation rapides et dirigées par l’humain qui fournissent à la fois des données quantitatives (comment l’espace est utilisé) et des informations qualitatives (comment les employés interagissent avec l’espace).
En réalisant des études d’occupation instantanées, les dirigeants d’entreprise peuvent :
Le bon taux d’occupation de bureau ne consiste pas à remplir chaque bureau - il s’agit de créer un espace qui fonctionne à la fois pour les employés et l’entreprise.
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