あなたのオフィスは過密すぎるか、空きすぎているのか、ちょうど良いのか？データ駆動型アプローチで職場の効率を向上

多くの企業にとって、オフィス占有率は推測ゲームです。平日のほとんどが空いていると感じるオフィスもあれば、会議室が過密で協調スペースが不足している場合もあります。92%の企業が現在ハイブリッドモデルで運営しているため、リーダーたちはオフィススペースが多すぎるのか少なすぎるのかを疑問視しています。

“92%の企業がハイブリッドワークモデルを受け入れているが、多くはまだスペース最適化に苦労している。”

• CBREアダプティブスペースレポート

スペースが多すぎるとコストの無駄につながり、少なすぎると従業員のフラストレーションや生産性に影響を及ぼす可能性があります。それでは、ビジネスリーダーはどうすれば適切なバランスを見つけることができるのでしょうか？鍵は、実際のオフィス使用状況を測定し、それに応じてスペースを調整することです。

オフィスの占有率を理解する：思い込みが通用しない理由

スペースが多すぎる場合：過少利用のコスト

多くの企業が実際に必要とするよりも大きなオフィス面積を維持しています。不動産コストは固定されており、デスクや会議室が一日の大半を空いている場合でも変わりません。

オフィスにスペースが多すぎるサイン：

• デスクの利用率が低い: 従業員が主にリモートで働き、オフィスの大部分が空いている。
• 使用されていない会議室: 大きな会議室が頻繁に予約されますが、実際にはほとんど埋まっていません。
• 不必要な不動産コスト: 賃貸オフィススペースが実際の職場のニーズに合致していません。

📌 例: グローバルな法律事務所は、ハイブリッド政策のため日々の占有率が低下したにもかかわらず、100,000平方フィートのオフィスを維持していました。2週間の占有率調査の結果、40%のスペースが一貫して空いていることがわかりました。2フロアを統合することで、従業員のニーズをサポートしながら不動産コストを30%削減しました。

スペースが少なすぎる場合：ダウンサイジングが行き過ぎたケース

一部の企業はオフィススペースを過剰に削減し、重要な領域にボトルネックを生み出しています。未使用のデスクを取り除くことは効率を向上させることがありますが、計画されていない削減は混雑を引き起こす可能性があります。

オフィスにスペースが少なすぎるサイン：

• 予約過多の会議室: 従業員が協働スペースを見つけるのに苦労する。
• 混雑した共用エリア: 共有スペースが騒々しく不快になり、生産性が低下する。
• 従業員のフラストレーション: ワークスペースが従業員のニーズをサポートしなくなったため、オフィスへの出席率が低下する。

📌 例: 技術企業はコスト削減のためにオフィススペースを半分にしました。しかし、占有率調査から協調ゾーンが頻繁に混雑していることがわかり、従業員の不満が生じました。残りのスペースを再構築して予約可能なチームエリアを増やすことで、効率と従業員体験の両方を向上させました。

占有データを使用して適切なバランスを見つける

効果的な方法を測定する：データ駆動型スペース最適化

理想的なオフィス占有率は密度を最大化することではなく、従業員が実際にどのようにスペースを利用しているかに合わせることです。ビジネスリーダーは実際の使用データを必要とし、情報に基づいた決定を下す必要があります。

適切なバランスを見つける手順：

1. オフィスの出席率を長期間にわたり測定し、日別および週別の使用パターンを追跡します。
2. 過少利用のスペースを特定し、再利用、統合、または削減します。
3. スペースのレイアウトを調整し、従業員の作業方法をよりよくサポートします - 例えば、会議室を増やす、集中エリアを増やす、または柔軟なワークステーションを設けるなどです。

“不動産の決定を業務目標に一致させる企業は、より高い財務リターンと従業員エンゲージメントを達成しています。”

• CBREアダプティブスペースレポート

📌 例: 金融サービス企業は短期間の占有データを使用して異なる座席モデルをテストしました。フレキシブルなデスキングシステムに移行することで、未使用のオフィススペースを20%削減しながらコラボレーションゾーンを維持しました。

Q&A: ビジネスリーダーのための実践的な洞察

Q: 自分のオフィススペースが効率的に使われているかどうかを知るにはどうすればいいですか？
A: 短期的な占有率調査を実施して本当の使用パターンを測定します。常に使われていない、または予約過多のエリアを見つけ、それに応じて調整します。

Q: オフィススペースを削減して後で増やす必要がある場合はどうすればいいですか？
A: 段階的にスペース削減をテストしてください。 長期的なリース変更にコミットする前に、小規模なオフィス統合をパイロットします。

Q: どのくらいの頻度でオフィス占有率を再評価すべきですか？
A: 理想的には、6〜12か月ごとに。ハイブリッドワークのパターンは時間とともに変化するため、定期的な占有追跡はスペースが最適化され続けることを保証します。

ビジネス成功のために占有データが重要である理由

思い込みに基づくオフィススペースの決定は、非効率性、不必要な費用、従業員の体験の低下を引き起こします。実際の占有データがなければ、企業はスペースを多すぎるままにしたり、過剰にダウンサイジングしたりするリスクがあります。

ここでVantage Spaceが価値を提供します。センサーを使用した追跡とは異なり、Vantage Spaceは迅速で人が主導する占有調査を提供し、量的データ（スペースの使用方法）と質的洞察（従業員がスペースとどのように関わるか）の両方を提供します。

スナップショット占有調査を実施することで、ビジネスリーダーは次のことが可能となります:

• 高価な不動産決定を下す前に未使用のオフィスエリアを特定する。
• 従業員のニーズに合わせたオフィスレイアウトを確保し、エンゲージメントと生産性をサポートする。
• 職場の変更が財務パフォーマンスに与える影響を測定する。

適切なオフィス占有率は、すべてのデスクを埋めることではなく、従業員とビジネスの両方にとって効果的なスペースを作ることです。

オフィスのフットプリントを最適化したいですか？今日、Vantage Spaceで占有調査を始めましょう。