Ist Ihr Büro zu voll, zu leer oder genau richtig? Ein datengesteuerter Ansatz für Arbeitsplatz-Effizienz

Für viele Unternehmen ist die Bürobelegung ein Ratespiel. Einige Büros wirken die meiste Woche über leer, während andere mit überfüllten Besprechungsräumen und begrenzten Kollaborationsflächen zu kämpfen haben. Mit 92 % der Unternehmen, die jetzt nach hybriden Modellen arbeiten, fragen sich Führungskräfte, ob sie zu viel oder zu wenig Büroraum haben.

„92 % der Unternehmen haben hybride Arbeitsmodelle eingeführt, doch die meisten kämpfen immer noch mit der Optimierung des Raumes.“

• CBRE Adaptive Spaces Report

Zu viel Platz führt zu verschwendeten Kosten, während zu wenig Platz die Mitarbeiter frustrieren und die Produktivität beeinträchtigen kann. Wie finden Unternehmensleiter also das richtige Gleichgewicht? Der Schlüssel liegt darin, die tatsächliche Büronutzung zu messen und den Raum entsprechend anzupassen.

Verständnis der Bürobelegung: Warum Annahmen nicht funktionieren

Zu viel Platz: die Kosten der Unterauslastung

Viele Unternehmen halten größere Büroflächen als sie tatsächlich benötigen. Die Immobilienkosten bleiben fest, auch wenn Schreibtische und Besprechungsräume die meiste Zeit des Tages leer stehen.

Anzeichen dafür, dass Ihr Büro zu viel Platz hat:

• Niedrige Schreibtischauslastung: Mitarbeiter arbeiten hauptsächlich aus der Ferne und große Teile des Büros bleiben ungenutzt.
• Unzureichend genutzte Besprechungsräume: Große Konferenzräume sind oft gebucht, aber selten voll besetzt.
• Unnötige Immobilienkosten: Die angemietete Bürofläche stimmt nicht mit den tatsächlichen Arbeitsplatzbedürfnissen überein.

📌 Beispiel: Eine globale Anwaltskanzlei hielt ein 100.000 Quadratfuß großes Büro, obwohl hybride Richtlinien die tägliche Belegung reduzierten. Nach einer zweiwöchigen Belegungsstudie stellten sie fest, dass 40 % ihres Raums konsequent leer standen. Durch die Konsolidierung von zwei Etagen reduzierten sie die Immobilienkosten um 30 %, während sie dennoch die Bedürfnisse der Mitarbeiter unterstützten.

Zu wenig Platz: Wenn Verkleinerungen zu weit gehen

Einige Unternehmen reduzieren die Bürofläche zu aggressiv und schaffen Engpässe in wichtigen Bereichen. Während das Eliminieren ungenutzter Schreibtische die Effizienz verbessern kann, können schlecht geplante Kürzungen zu Überfüllung führen.

Anzeichen dafür, dass Ihr Büro zu wenig Platz hat:

• Überbuchte Besprechungsräume: Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, verfügbare Räume für die Zusammenarbeit zu finden.
• Überfüllte Gemeinschaftsbereiche: Geteilte Räume werden laut und unbequem, was die Produktivität verringert.
• Mitarbeiterfrustration: Die Anwesenheit im Büro sinkt, weil der Arbeitsplatz die Bedürfnisse der Mitarbeiter nicht mehr unterstützt.

📌 Beispiel: Ein Technologieunternehmen halbierte seine Bürofläche, um Kosten zu senken. Belegungsstudien zeigten jedoch, dass die Kollaborationszonen häufig überfüllt waren, was zur Unzufriedenheit der Mitarbeiter führte. Durch die Neugestaltung des verbleibenden Raumes, um mehr reservierbare Teambereiche einzubeziehen, verbesserten sie sowohl die Effizienz als auch das Mitarbeitererlebnis.

Das richtige Gleichgewicht mit Belegungsdaten finden

Messen, was funktioniert: datengesteuerte Raumoptimierung

Die ideale Bürobelegungsrate geht nicht darum, die Dichte zu maximieren - es geht darum, den Raum mit der tatsächlichen Nutzung der Mitarbeiter in Einklang zu bringen. Unternehmensleiter benötigen echte Nutzungsdaten, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Schritte, um das richtige Gleichgewicht zu finden:

1. Messen Sie die Büroanwesenheit im Laufe der Zeit, um tägliche und wöchentliche Nutzungsmuster zu verfolgen.
2. Identifizieren Sie unzureichend genutzte Räume, die umgewidmet, konsolidiert oder eliminiert werden können.
3. Passen Sie die Raumlayouts an, um die Art und Weise zu unterstützen, wie Mitarbeiter arbeiten - sei es durch mehr Besprechungsräume, Konzentrationsbereiche oder flexible Arbeitsplätze.

„Unternehmen, die Immobilienentscheidungen mit den Geschäftszielen in Einklang bringen, erzielen höhere finanzielle Renditen und eine bessere Mitarbeiterbindung.“

• CBRE Adaptive Spaces Report

📌 Beispiel: Ein Finanzdienstleistungsunternehmen nutzte kurzfristige Belegungsdaten, um verschiedene Sitzmodelle zu testen. Durch den Wechsel zu einem flexiblen Desking-System reduzierten sie ungenutzten Büroraum um 20 %, während sie Kollaborationszonen beibehielten.

Q&A: Praktische Einblicke für Unternehmensleiter

Q: Wie weiß ich, ob mein Büroraum effizient genutzt wird?
A: Führen Sie kurzfristige Belegungsstudien durch, um reale Nutzungsmuster zu messen. Suchen Sie nach Bereichen, die konsequent ungenutzt oder überbucht sind, und passen Sie entsprechend an.

Q: Was, wenn wir Bürofläche reduzieren und später mehr benötigen?
A: Testen Sie Raumreduzierungen schrittweise. Pilotieren Sie kleinere Büro-Konsolidierungen, bevor Sie langfristige Mietveränderungen vornehmen.

Q: Wie oft sollten wir unsere Bürobelegung neu bewerten?
A: Idealerweise alle 6-12 Monate. Hybride Arbeitspatterns ändern sich im Laufe der Zeit, daher stellt die regelmäßige Belegungsverfolgung sicher, dass der Raum optimal bleibt.

Warum Belegungsdaten für den Geschäftserfolg entscheidend sind

Entscheidungen zur Nutzung von Büroräumen, die auf Annahmen basieren, führen zu Ineffizienzen, unnötigen Kosten und schlechten Mitarbeitererlebnissen. Ohne reale Belegungsdaten riskieren Unternehmen, zu viel Raum zu behalten oder zu aggressiv zu verkleinern.

Hier kommt Vantage Space ins Spiel. Anders als sensorbasierte Überwachung bietet Vantage Space schnelle, menschengeführte Belegungsstudien, die sowohl quantitative Daten (wie Raum genutzt wird) als auch qualitative Einblicke (wie Mitarbeiter mit dem Raum interagieren) liefern.

Durch die Durchführung von Schnappschuss-Belegungsstudien können Unternehmensleiter:

• Unzureichend genutzte Büroflächen identifizieren bevor teure Immobilienentscheidungen getroffen werden.
• Sicherstellen, dass Bürolayouts den Bedürfnissen der Mitarbeiter entsprechen, um Engagement und Produktivität zu unterstützen.
• Den Einfluss von Arbeitsplatzänderungen auf die finanzielle Leistung messen.

Die richtige Bürobelegungsrate geht nicht darum, jeden Schreibtisch zu füllen - es geht darum, einen Raum zu schaffen, der sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen funktioniert.

Möchten Sie Ihren Büro-Footprint optimieren? Starten Sie noch heute eine Belegungsstudie mit Vantage Space.