Voor veel bedrijven is kantoorbezetting een gokspel. Sommige kantoren voelen de meeste tijd van de week leeg aan, terwijl andere kampen met overvolle vergaderruimtes en beperkte samenwerkingsruimte. Met 92% van de bedrijven die nu in hybride modellen opereren, vragen leiders zich af of zij te veel of te weinig kantoorruimte hebben.
“92% van de bedrijven hebben hybride werkmodellen omarmd, maar de meeste worstelen nog steeds met ruimteoptimalisatie.”
- CBRE Adaptive Spaces Report
Te veel ruimte leidt tot onnodige kosten, terwijl te weinig frustrerende werknemers en de productiviteit kan beïnvloeden. Hoe vinden bedrijfsleiders dan de juiste balans? De sleutel is het meten van daadwerkelijk kantoorgebruik en het dienovereenkomstig aanpassen van de ruimte.
Veel bedrijven handhaven grotere kantoorruimten dan ze eigenlijk nodig hebben. Huisvestingskosten blijven vast, zelfs wanneer bureaus en vergaderruimtes het grootste deel van de dag leeg blijven.
Tekenen dat je kantoor te veel ruimte heeft:
📌 Voorbeeld: Een wereldwijd advocatenkantoor onderhield een kantoor van 100.000 vierkante voet ondanks hybride beleidslijnen die de dagelijkse bezetting verminderden. Na een twee weken durende bezettingsstudie ontdekten ze dat 40% van hun ruimte consequent leeg was. Door twee verdiepingen te consolideren, verminderden ze de huisvestingskosten met 30% terwijl ze nog steeds in de behoeften van werknemers konden voorzien.
Sommige bedrijven verminderen de kantoorruimte te agressief, waardoor knelpunten in belangrijke gebieden ontstaan. Hoewel het elimineren van ongebruikte bureaus de efficiëntie kan verbeteren, kunnen slecht geplande reducties tot overbezetting leiden.
Tekenen dat je kantoor te weinig ruimte heeft:
📌 Voorbeeld: Een technologiebedrijf halveerde zijn kantoorruimte om kosten te besparen. Bezettingsstudies lieten echter zien dat samenwerkingszones vaak overvol waren, wat leidde tot ontevredenheid bij werknemers. Door de resterende ruimte opnieuw in te richten om meer reserveerbare teambijeenkomsten op te nemen, verbeterden ze zowel de efficiëntie als de werknemerservaring.
De ideale kantoorbezettingsgraad gaat niet over het maximaliseren van dichtheid - het gaat om het afstemmen van de ruimte op hoe werknemers deze daadwerkelijk gebruiken. Bedrijfsleiders hebben echte gebruiksgegevens nodig om weloverwogen beslissingen te nemen.
Stappen om de juiste balans te vinden:
“Bedrijven die vastgoedbeslissingen afstemmen op zakelijke doelen zien hogere financiële rendementen en betere betrokkenheid van werknemers.”
- CBRE Adaptive Spaces Report
📌 Voorbeeld: Een financiële dienstverlener gebruikte kortetermijn-bezettingsgegevens om verschillende zitmodellen uit te proberen. Door over te schakelen naar een flexibel bureau-systeem, verminderden ze ongebruikte kantoorruimte met 20% terwijl samenwerkingszones behouden bleven.
V: Hoe weet ik of mijn kantoorruimte efficiënt wordt gebruikt?
A: Voer kortetermijn-bezettingsstudies uit om werkelijke gebruikspatronen te meten. Zoek naar gebieden die consequent onderbenut of overboekt zijn en pas dienovereenkomstig aan.
V: Wat als we de kantoorruimte verminderen en later meer nodig hebben?
A: Test ruimteverminderingen stapsgewijs. Probeer kleinere kantoorconsolidaties voordat je je vastlegt op langetermijn huurovereenkomsten.
V: Hoe vaak moeten we onze kantoorbezetting opnieuw beoordelen?
A: Idealiter, elke 6-12 maanden. Hybride werkpatronen verschuiven in de tijd, dus regelmatig bezettingstracking zorgt ervoor dat de ruimte optimaal blijft.
Beslissingen over kantoorruimte maken op basis van aannames leidt tot inefficiënties, onnodige kosten en slechte werknemerservaringen. Zonder echte bezettingsgegevens, lopen bedrijven het risico te veel ruimte te behouden of te agressief te verkleinen.
Dit is waar Vantage Space waarde biedt. In tegenstelling tot op sensoren gebaseerde tracking, biedt Vantage Space snelle, door mensen geleide bezettingsstudies die zowel kwantitatieve gegevens (hoe de ruimte wordt gebruikt) als kwalitatieve inzichten (hoe werknemers met de ruimte interactie hebben) bieden.
Door snapshot bezettingsstudies uit te voeren, kunnen bedrijfsleiders:
De juiste kantoorbezettingsgraad gaat niet om het vullen van elk bureau - het gaat om het creëren van een ruimte die werkt voor zowel werknemers als het bedrijf.
Op zoek naar het optimaliseren van jouw kantoorruimte? Start vandaag nog een bezettingsonderzoek met Vantage Space.
Ontdek meer inzichten over werkplekefficiëntie, ruimtebenutting en datagedreven besluitvorming.
Ontdek meer →Lever datagedreven werkplekstrategieën met eenvoudige bezettingsstudies die bruikbare inzichten bieden voor uw klanten.
Bekijk branche-inzichten →Neem strategische werkplekbeslissingen met bruikbare bezettingsinzichten die bedrijfswaarde stimuleren.
Bekijk afdelingsoplossingen →Begin gratis en krijg 250 GRATIS CREDITS om een teststudie uit te voeren of toe te passen op uw volgende project!
© 2025 Vantage Space Limited
We gebruiken cookies om uw online ervaring te verbeteren. Door onze site te blijven gebruiken, geeft u ons toestemming om cookies te gebruiken. Voor meer informatie, zie ons privacybeleid.