Il tuo ufficio è troppo pieno, troppo vuoto o è giusto? Un approccio basato sui dati per l’efficienza sul posto di lavoro

Per molte aziende, l’occupazione degli uffici è un gioco d’azzardo. Alcuni uffici sembrano vuoti per la maggior parte della settimana, mentre altri lottano con sale riunioni sovraffollate e uno spazio di collaborazione limitato. Con il 92% delle aziende che ora opera in modelli ibridi, i leader si chiedono se abbiano troppo o troppo poco spazio ufficio.

“Il 92% delle aziende ha adottato modelli di lavoro ibrido, ma la maggior parte continua a lottare con l’ottimizzazione dello spazio.”

• Rapporto CBRE Spazi Adattivi

Troppo spazio porta a costi sprecati, mentre troppo poco può frustrare i dipendenti e influenzare la produttività. Quindi, come fanno i leader aziendali a trovare il giusto equilibrio? La chiave è misurare l’utilizzo effettivo dell’ufficio e adeguare lo spazio di conseguenza.

Comprendere l’occupazione degli uffici: perché le supposizioni non funzionano

Troppo spazio: il costo della sotto-utilizzazione

Molte aziende mantengono superfici ufficio più grandi di quelle realmente necessarie. I costi immobiliari rimangono fissi, anche quando scrivanie e sale riunioni restano vuote per la maggior parte della giornata.

Segnali che l’ufficio ha troppo spazio:

• Bassa utilizzazione delle scrivanie: I dipendenti lavorano principalmente da remoto, lasciando grandi porzioni dell’ufficio non occupate.
• Sale riunioni sottoutilizzate: Grandi sale conferenze sono spesso prenotate ma raramente riempite a piena capacità.
• Costi immobiliari non necessari: L’ufficio preso in affitto non è allineato con le necessità effettive del luogo di lavoro.

📌 Esempio: Un’importante società di legali manteneva un ufficio di 10.000 m² nonostante le politiche ibride riducessero il tasso di occupazione giornaliera. Dopo uno studio di occupazione di due settimane, hanno identificato che il 40% dello spazio era costantemente vuoto. Consolidando due piani, hanno ridotto i costi immobiliari del 30% continuando a supportare le esigenze dei dipendenti.

Troppo poco spazio: quando la riduzione va troppo oltre

Alcune aziende ridimensionano gli spazi ufficio in modo troppo aggressivo, creando colli di bottiglia in aree chiave. Sebbene l’eliminazione delle scrivanie inutilizzate possa migliorare l’efficienza, riduzioni mal pianificate possono portare a sovraffollamento.

Segnali che l’ufficio ha troppo poco spazio:

• Sale riunioni sovraprenotate: I dipendenti faticano a trovare spazi disponibili per la collaborazione.
• Aree comuni affollate: Gli spazi condivisi diventano rumorosi e scomodi, riducendo la produttività.
• Frustrazione dei dipendenti: La presenza in ufficio diminuisce perché l’ambiente di lavoro non supporta più le esigenze dei dipendenti.

📌 Esempio: Una società tecnologica ha dimezzato lo spazio ufficio per ridurre i costi. Tuttavia, gli studi di occupazione hanno rivelato che le zone di collaborazione erano frequentemente sovraffollate, portando a insoddisfazione dei dipendenti. Riconfigurando lo spazio rimanente per includere più aree di gruppo prenotabili, hanno migliorato sia l’efficienza che l’esperienza dei dipendenti.

Trovare il giusto equilibrio con i dati di occupazione

Misurare ciò che funziona: ottimizzazione dello spazio basata sui dati

Il tasso di occupazione ideale non riguarda la massimizzazione della densità - si tratta di allineare lo spazio a come i dipendenti lo usano effettivamente. I leader aziendali hanno bisogno di dati reali di utilizzo per prendere decisioni informate.

Passi per trovare il giusto equilibrio:

1. Misurare la presenza in ufficio nel tempo per tracciare i modelli di utilizzo giornalieri e settimanali.
2. Identificare spazi sotto-utilizzati che possono essere riproposti, consolidati o eliminati.
3. Adattare i layout degli spazi per sostenere meglio il lavoro dei dipendenti - che sia attraverso più sale riunioni, aree di concentrazione o postazioni di lavoro flessibili.

“Le aziende che allineano le decisioni immobiliari con gli obiettivi aziendali ottengono maggiori ritorni finanziari e un migliore impegno dei dipendenti.”

• Rapporto CBRE Spazi Adattivi

📌 Esempio: Una società di servizi finanziari ha utilizzato dati di occupazione a breve termine per testare diversi modelli di sedute. Passando a un sistema di scrivanie flessibile, hanno ridotto lo spazio ufficio inutilizzato del 20% mantenendo le zone di collaborazione.

Domande e Risposte: Opinioni pratiche per i leader aziendali

D: Come capire se il mio spazio ufficio è utilizzato in modo efficiente?
R: Conduci studi di occupazione a breve termine per misurare i modelli reali di utilizzo. Cerca aree costantemente sotto-utilizzate o sovraprenotate e adegua di conseguenza.

D: E se riduciamo lo spazio ufficio e poi abbiamo bisogno di più?
R: Prova riduzioni dello spazio in modo incrementale. Sperimenta piccole consolidazioni d’ufficio prima di impegnarti in cambiamenti di locazione a lungo termine.

D: Quanto spesso dovremmo riesaminare l’occupazione degli uffici?
R: Idealmente, ogni 6-12 mesi. I modelli di lavoro ibrido cambiano nel tempo, quindi un monitoraggio regolare dell’occupazione assicura che lo spazio rimanga ottimizzato.

Perché i dati di occupazione sono fondamentali per il successo aziendale

Prendere decisioni sugli spazi ufficio basandosi su supposizioni porta a inefficienze, costi non necessari e esperienze negative per i dipendenti. Senza dati reali di occupazione, le aziende rischiano di mantenere troppo spazio o di ridimensionare in modo troppo aggressivo.

È qui che Vantage Space fornisce valore. A differenza del monitoraggio basato su sensori, Vantage Space offre studi di occupazione rapidi e gestiti dall’uomo che forniscono sia dati quantitativi (come viene utilizzato lo spazio) sia intuizioni qualitative (come i dipendenti interagiscono con lo spazio).

Conducendo studi di occupazione istantanei, i leader aziendali possono:

• Identificare aree degli uffici sotto-utilizzate prima di prendere costose decisioni immobiliari.
• Assicurare che i layout degli uffici siano allineati con le esigenze dei dipendenti per supportare l’impegno e la produttività.
• Misurare l’impatto dei cambiamenti sul posto di lavoro sulle prestazioni finanziarie.

Il giusto tasso di occupazione degli uffici non riguarda riempire ogni scrivania - riguarda creare uno spazio che funzioni sia per i dipendenti che per l’azienda.

Vuoi ottimizzare la tua superficie ufficio? Inizia uno studio di occupazione con Vantage Space oggi stesso.