政府机构面临空间问题。混合工作政策改变了员工使用办公室的方式，但许多机构仍在使用为疫情前工作模式设计的办公室面积。结果呢？政府的大部分房地产未得到充分利用，而预算仍然紧张。
“43%的政府机构计划在未来三年内减少30%或更多的办公空间。”
- CBRE Global Workplace Insights 2024
这一转变同时带来了挑战和机遇。挑战在于确保缩减办公室不会干扰运营或公共服务。机遇在于利用占用数据进行明智决策，以确保空间被有效分配，没有不必要的成本浪费。
随着混合工作政策的实施，许多政府办公室现在有更多的座位而不是使用他们的员工。这导致了空间使用效率低下和更高的运营成本。
为了优化办公室空间，机构应：
📌 例子：一个州级机构发现虽然每个员工都有分配的办公桌，但占用研究显示这些办公桌仅被使用40%的时间。通过转向共享工作空间模式，他们在保持生产力的同时将办公室面积减少了25%。
并非所有政府空间的功能都相同。行政办公室的现场使用可能会减少，但面向公众的服务中心仍然需要可达、人员充足的空间。
机构应：
📌 例子：一个市政府发现其一个卫星办事处接待的人流量不到预期的10%。经过短期占用研究，他们将服务与附近地点合并，节省了运营成本，同时保持了可达性。
减少办公空间存在风险。如果计划不周，可能导致剩余办公室过度拥挤、工作流程效率低下和员工不满。
为避免这种情况：
“政府机构必须平衡成本节约与可达性，以确保减少的办公室面积不会影响公共服务的交付。”
- CBRE Global Workplace Insights 2024
问：机构如何确定需要缩减哪些办公室？
答：通过进行短期占用研究来测量实际的空间使用情况，包括办公桌、会议室和服务区域的使用频率。
问：如果缩减办公室会导致过度拥挤怎么办？
答：空间缩减应逐步测试。通过试点计划可以评估合并措施是否有效，然后再进行永久性变更。
问：政府办公室应该多久审查一次空间利用？
答：每6-12个月，特别是在混合政策演变和人员配置变化时。
政府机构不能仅仅靠假设来做出房地产决定。没有数据，办公室可能太大而成本高昂，或太小而效率低下。
这正是Vantage Space带来价值的地方。与长期基于传感器的跟踪不同，Vantage Space 提供快速、由人主导的占用研究，提供定量数据（空间使用情况）和定性洞察（员工和访客如何与空间互动）。
通过进行快照占用研究，政府机构可以：
有了正确的数据，机构可以在保持效率和可达性的同时降低房地产成本。
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