Adecuación del tamaño de las oficinas gubernamentales: reduciendo costos de bienes raíces en un mundo híbrido

Las agencias gubernamentales se enfrentan a un problema de espacio. Las políticas de trabajo híbrido han cambiado cómo los empleados utilizan las oficinas, pero muchas agencias todavía operan con áreas de oficina diseñadas para modelos de trabajo previos a la pandemia. ¿El resultado? Grandes porciones de bienes raíces gubernamentales están subutilizadas mientras los presupuestos permanecen ajustados.

“El 43% de las entidades gubernamentales planean reducir el espacio de oficina en 30% o más en los próximos tres años.”

• CBRE Global Workplace Insights 2024

Este cambio presenta tanto un desafío como una oportunidad. El desafío es asegurar que las reducciones en las oficinas no interrumpan las operaciones o los servicios públicos. La oportunidad reside en usar datos de ocupación para tomar decisiones informadas, asegurando que el espacio se asigne eficientemente sin costos innecesarios.

Entendiendo cómo se usa realmente el espacio de oficina

Menos empleados en la oficina a tiempo completo

Con políticas de trabajo híbrido, muchas oficinas gubernamentales ahora tienen más escritorios que empleados utilizándolos. Esto lleva a un uso ineficiente del espacio y mayores costos operativos.

Para optimizar el espacio de oficina, las agencias deberían:

• Medir las tasas reales de ocupación en lugar de basarse en planes de asientos asignados.
• Reconfigurar estaciones de trabajo para apoyar asientos flexibles y escritorios compartidos.
• Identificar oficinas infrautilizadas que podrían consolidarse o reutilizarse.

📌 Ejemplo: Una agencia estatal descubrió que, aunque cada empleado tenía un escritorio asignado, estudios de ocupación mostraron que los escritorios solo se usaban el 40% del tiempo. Al adoptar un modelo de espacio de trabajo compartido, redujeron el tamaño de la oficina en un 25% mientras mantenían la productividad.

Centros de servicio vs. oficinas administrativas

No todos los espacios gubernamentales funcionan de la misma manera. Las oficinas administrativas pueden ver un uso reducido en persona, pero los centros de servicio públicos aún requieren espacios accesibles y bien dotados de personal.

Las agencias deberían:

• Diferenciar entre espacios de servicio público y funciones administrativas para adecuar el tamaño de las oficinas apropiadamente.
• Considerar la co-ubicación de servicios para reducir la cantidad de edificios pequeños y subutilizados.
• Rastrear el tráfico peatonal en áreas de servicio público para determinar si el espacio necesita ajustes.

📌 Ejemplo: Un gobierno municipal descubrió que una de sus oficinas satélite recibía menos del 10% del tráfico peatonal esperado. Después de un estudio de ocupación a corto plazo, fusionaron servicios con una ubicación cercana, ahorrando en costos operativos mientras mantenían la accesibilidad.

Equilibrando eficiencia con accesibilidad

Asegurando que las reducciones de espacio no impacten las operaciones

Reducir el espacio de oficina conlleva riesgos. Si no se planifica cuidadosamente, puede provocar oficinas restantes superpobladas, flujos de trabajo ineficientes y descontento de los empleados.

Para evitar esto:

• Usar estudios de ocupación a corto plazo para probar cambios antes de realizar reducciones permanentes.
• Asegurar que las oficinas restantes permitan tanto la colaboración como el trabajo en silencio por igual.
• Recopilar comentarios cualitativos de empleados y visitantes sobre cómo el espacio afecta la productividad.

“Las agencias gubernamentales deben equilibrar ahorros de costos con accesibilidad para asegurar que las reducciones de espacio en las oficinas no afecten la entrega de servicios públicos.”

• CBRE Global Workplace Insights 2024

Preguntas y respuestas: Perspectivas prácticas para la planificación del espacio gubernamental

P: ¿Cómo pueden las agencias determinar qué oficinas reducir?
R: Realizando estudios de ocupación a corto plazo que midan el uso real del espacio, incluyendo la frecuencia con que se utilizan escritorios, salas de reuniones y áreas de servicio.

P: ¿Qué pasa si las reducciones de espacio conducen a la superpoblación?
R: Las reducciones de espacio deben probarse de manera incremental. Programas piloto pueden evaluar si los esfuerzos de consolidación son efectivos antes de realizar cambios permanentes.

P: ¿Con qué frecuencia deben las oficinas gubernamentales revisar la utilización del espacio?
R: Cada 6-12 meses, especialmente a medida que evolucionan las políticas híbridas y cambian los niveles de personal.

Por qué los datos de ocupación son críticos para la planificación del espacio gubernamental

Las agencias gubernamentales no pueden permitirse tomar decisiones inmobiliarias basadas en suposiciones. Sin datos, las oficinas corren el riesgo de ser demasiado grandes y costosas o demasiado pequeñas e ineficientes.

Aquí es donde Vantage Space aporta valor. A diferencia del seguimiento a largo plazo basado en sensores, Vantage Space ofrece estudios de ocupación rápidos, dirigidos por humanos que proporcionan tanto datos cuantitativos (cómo se usa el espacio) como información cualitativa (cómo interactúan empleados y visitantes con ese espacio).

Al realizar estudios de ocupación instantáneos, las agencias gubernamentales pueden:

• Identificar oficinas y espacios de trabajo infrautilizados que podrían consolidarse.
• Asegurar que las áreas de servicio público respondan a la demanda real en lugar del tráfico peatonal asumido.
• Probar reducciones de espacio antes de comprometerse a cambios de arrendamiento a largo plazo.

Con los datos correctos, las agencias pueden reducir los costos de bienes raíces mientras mantienen eficiencia y accesibilidad.

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