Ajuster la taille des bureaux gouvernementaux : réduire les coûts immobiliers dans un monde hybride

Les agences gouvernementales font face à un problème d’espace. Les politiques de travail hybride ont changé la façon dont les employés utilisent les bureaux, mais de nombreuses agences fonctionnent encore avec des surfaces de bureaux conçues pour des modèles de travail pré-pandémiques. Le résultat ? De grandes portions de l’immobilier gouvernemental sont sous-utilisées tandis que les budgets restent serrés.

“43 % des entités gouvernementales prévoient de réduire l’espace de bureau de 30 % ou plus au cours des trois prochaines années.”

• CBRE Global Workplace Insights 2024

Ce changement présente à la fois un défi et une opportunité. Le défi est de s’assurer que les réductions de bureaux ne perturbent pas les opérations ou les services publics. L’opportunité réside dans l’utilisation des données d’occupation pour prendre des décisions éclairées, garantissant une allocation efficace de l’espace sans frais inutiles.

Comprendre comment l’espace de bureau est réellement utilisé

Moins d’employés au bureau à plein temps

Avec les politiques de travail hybride en place, de nombreux bureaux gouvernementaux ont maintenant plus de bureaux que d’employés les utilisant. Cela conduit à une utilisation inefficace de l’espace et à des coûts opérationnels plus élevés.

Pour optimiser l’espace de bureau, les agences devraient :

• Mesurer les taux d’occupation réels au lieu de se fier aux plans de sièges attribués.
• Reconfigurer les postes de travail pour soutenir des sièges flexibles et des bureaux partagés.
• Identifier les bureaux sous-utilisés pouvant être consolidés ou réaffectés.

📌 Exemple : Une agence d’État a découvert que bien que chaque employé ait un bureau attribué, les études d’occupation ont montré que les bureaux n’étaient utilisés que 40 % du temps. En passant à un modèle d’espace de travail partagé, ils ont réduit la taille de leurs bureaux de 25 % tout en maintenant la productivité.

Centres de service contre bureaux administratifs

Tous les espaces gouvernementaux ne fonctionnent pas de la même manière. Les bureaux administratifs peuvent voir une utilisation en personne réduite, mais les centres de service public nécessitent toujours des espaces accessibles et bien dotés en personnel.

Les agences devraient :

• Différencier les espaces de service public et les fonctions de back-office pour ajuster la taille des surfaces de bureau de manière appropriée.
• Envisager la colocalisation des services pour réduire le nombre de bâtiments petits et sous-utilisés.
• Suivre le trafic piétonnier dans les zones de service public pour déterminer si des ajustements d’espace sont nécessaires.

📌 Exemple : Un gouvernement municipal a découvert qu’un de ses bureaux satellites recevait moins de 10 % du trafic escompté. Après une étude d’occupation à court terme, ils ont fusionné les services avec un emplacement à proximité, réduisant ainsi les coûts opérationnels tout en maintenant l’accessibilité.

Équilibrer efficacité et accessibilité

S’assurer que les réductions d’espace n’impactent pas les opérations

Réduire l’espace de bureau comporte des risques. Si cela n’est pas planifié avec soin, cela peut conduire à des bureaux restants surpeuplés, des workflows inefficaces, et une insatisfaction des employés.

Pour éviter cela :

• Utiliser des études d’occupation à court terme pour tester les changements avant de réduire définitivement.
• S’assurer que les bureaux restants soutiennent à la fois la collaboration et le travail calme.
• Recueillir des feedbacks qualitatifs d’employés et de visiteurs sur la manière dont l’espace affecte la productivité.

“Les agences gouvernementales doivent équilibrer les économies de coûts avec l’accessibilité pour s’assurer que les surfaces de bureau réduites n’impactent pas la prestation de services publics.”

• CBRE Global Workplace Insights 2024

Q&R : Aperçus pratiques pour la planification des espaces gouvernementaux

Q : Comment les agences peuvent-elles déterminer quels bureaux réduire ?
A : En réalisant des études d’occupation à court terme qui mesurent l’utilisation réelle de l’espace, y compris la fréquence d’utilisation des bureaux, des salles de réunion et des espaces de service.

Q : Que se passe-t-il si les réductions de bureau entraînent une surpopulation ?
A : Les réductions d’espace devraient être testées progressivement. Les programmes pilotes peuvent évaluer si les efforts de consolidation sont efficaces avant d’effectuer des changements permanents.

Q : À quelle fréquence les bureaux gouvernementaux devraient-ils revoir l’utilisation de l’espace ?
A : Tous les 6 à 12 mois, en particulier à mesure que les politiques hybrides évoluent et que les effectifs changent.

Pourquoi les données d’occupation sont essentielles pour la planification des espaces gouvernementaux

Les agences gouvernementales ne peuvent se permettre de prendre des décisions immobilières sur des suppositions. Sans données, les bureaux risquent d’être soit trop grands et coûteux, soit trop petits et inefficaces.

C’est là qu’Vantage Space apporte de la valeur. Contrairement aux suivis basés sur des capteurs à long terme, Vantage Space propose des études d’occupation rapides et humaines fournissant à la fois des données quantitatives (comment l’espace est utilisé) et des insights qualitatifs (comment les employés et visiteurs interagissent avec cet espace).

En réalisant des études d’occupation par instantané, les agences gouvernementales peuvent :

• Identifier les bureaux et espaces de travail sous-utilisés pouvant être consolidés.
• Assurer que les zones de service public répondent à la demande réelle plutôt qu’au trafic piéton supposé.
• Tester les réductions d’espace avant de s’engager dans des changements de bail à long terme.

Avec les bonnes données, les agences peuvent réduire les coûts immobiliers tout en maintenant l’efficacité et l’accessibilité.

Vous cherchez à optimiser votre surface de bureau ? Commencez une étude d’occupation avec Vantage Space dès aujourd’hui.