Het optimaliseren van overheidskantoren: het verlagen van vastgoedkosten in een hybride wereld

Overheidsinstanties hebben te maken met een ruimteprobleem. Hybride werkbeleid heeft veranderd hoe werknemers kantoren gebruiken, maar veel instanties werken nog steeds met kantoorruimtes die zijn ontworpen voor werkmodellen van vóór de pandemie. Het resultaat? Grote delen van overheidsvastgoed worden onderbenut terwijl de budgetten krap blijven.

“43% van de overheidsinstanties is van plan om hun kantoorruimte met 30% of meer te verminderen in de komende drie jaar.”

• CBRE Global Workplace Insights 2024

Deze verschuiving vormt zowel een uitdaging als een kans. De uitdaging is ervoor te zorgen dat kantoorreducties de operaties of openbare diensten niet verstoren. De kans is het gebruik van bezettingsdata om weloverwogen beslissingen te nemen, zodat de ruimte efficiënt wordt toegewezen zonder onnodige kosten.

Begrijpen hoe kantoorruimte daadwerkelijk wordt gebruikt

Minder medewerkers fulltime op kantoor

Met een hybride werkbeleid hebben veel overheidskantoren nu meer bureaus dan medewerkers die ze gebruiken. Dit leidt tot inefficiënt ruimtegebruik en hogere operationele kosten.

Om kantoorruimte te optimaliseren, zouden instanties:

• Echte bezettingsgraden meten in plaats van te vertrouwen op toegewezen zitplannen.
• Werkplekken opnieuw inrichten om flexibel en gedeeld gebruik van bureaus te ondersteunen.
• Onderbenutte kantoren identificeren die kunnen worden geconsolideerd of herbestemd.

📌 Voorbeeld: Een staatsinstantie ontdekte dat hoewel elke werknemer een toegewezen bureau had, bezettingsstudies aangaven dat bureaus slechts 40% van de tijd werden gebruikt. Door over te stappen op een model met gedeelde werkruimtes verminderden ze de kantoorruimte met 25% terwijl de productiviteit behouden bleef.

Dienstencentra versus administratieve kantoren

Niet alle overheidsruimtes functioneren op dezelfde manier. Administratieve kantoren kunnen minder gebruik in persoon ervaren, maar publieksgerichte dienstencentra vereisen nog steeds toegankelijke, goed bemande ruimtes.

Instanties zouden:

• Onderscheid maken tussen openbare dienstverleningsruimtes en backofficefuncties om kantoorruimtes gericht te optimaliseren.
• Overwegen om diensten samen te voegen om het aantal kleine, onderbenutte gebouwen te verminderen.
• Voetverkeer in openbare dienstverleningsgebieden volgen om te bepalen of ruimteaanpassingen nodig zijn.

📌 Voorbeeld: Een gemeentelijke overheid ontdekte dat een van haar satellietkantoren minder dan 10% van het verwachte voetverkeer kreeg. Na een korte bezettingsstudie voegden ze diensten samen met een nabijgelegen locatie, wat operationele kosten bespaarde terwijl de toegankelijkheid behouden bleef.

Balans tussen efficiëntie en toegankelijkheid

Zorgen dat ruimteverminderingen de operaties niet beïnvloeden

Het verminderen van kantoorruimte brengt risico’s met zich mee. Als dit niet zorgvuldig is gepland, kan dit leiden tot overvolle resterende kantoren, inefficiënte workflows en ontevredenheid bij medewerkers.

Om dit te voorkomen:

• Gebruik korte termijn bezettingsstudies om veranderingen te testen voordat permanente reducties worden doorgevoerd.
• Zorg ervoor dat de resterende kantoren zowel samenwerking als geconcentreerd werken even goed ondersteunen.
• Verzamel kwalitatieve feedback van medewerkers en bezoekers over hoe ruimte de productiviteit beïnvloedt.

“Overheidsinstanties moeten kostenbesparing in balans brengen met toegankelijkheid om ervoor te zorgen dat gereduceerde kantoorruimtes de levering van openbare diensten niet beïnvloeden.”

• CBRE Global Workplace Insights 2024

Q&A: Praktische inzichten voor overheidsruimteplanning

Q: Hoe kunnen instanties bepalen welke kantoren te verkleinen?
A: Door korte termijn bezettingsstudies uit te voeren die daadwerkelijk ruimtegebruik meten, inclusief hoe vaak bureaus, vergaderruimtes en servicegebieden worden gebruikt.

Q: Wat te doen als kantoorverminderingen tot overbezetting leiden?
A: Ruimteverminderingen moeten stapsgewijs worden getest. Proefprogramma’s kunnen beoordelen of consolidatiemaatregelen effectief zijn voordat permanente veranderingen worden doorgevoerd.

Q: Hoe vaak moeten overheidskantoren het ruimtegebruik evalueren?
A: Elke 6-12 maanden, vooral in een tijd waarin hybride beleid zich ontwikkelt en het personeelsbestand verandert.

Waarom bezettingsdata cruciaal zijn voor overheidsruimteplanning

Overheidsinstanties kunnen zich niet veroorloven vastgoedbeslissingen te baseren op aannames. Zonder data lopen kantoren het risico te groot en kostbaar of te klein en inefficiënt te zijn.

Hier biedt Vantage Space waarde. In tegenstelling tot langetermijn-sensortracking, biedt Vantage Space snelle, door mensen geleide bezettingsstudies die zowel kwantitatieve data (hoe ruimte wordt gebruikt) als kwalitatieve inzichten (hoe medewerkers en bezoekers met die ruimte omgaan) bieden.

Door momentopnames van bezettingsstudies uit te voeren, kunnen overheidsinstanties:

• Onderbenutte kantoren en werkruimtes identificeren die geconsolideerd kunnen worden.
• Ervoor zorgen dat openbare dienstverleningsgebieden voldoen aan de daadwerkelijke vraag in plaats van aangenomen voetverkeer.
• Ruimteverminderingen testen voordat ze langetermijn-leasingwijzigingen aangaan.

Met de juiste gegevens kunnen instanties vastgoedkosten verlagen terwijl efficiëntie en toegankelijkheid behouden blijven.

Wilt u uw kantoorruimte optimaliseren? Start vandaag nog een bezettingsstudie met Vantage Space.