Optimierung der Regierungsbüros: Senkung der Immobilienkosten in einer hybriden Welt

Regierungsbehörden stehen vor einem Raumproblem. Hybride Arbeitsrichtlinien haben die Nutzung der Büros durch die Mitarbeiter verändert, aber viele Behörden arbeiten noch mit Büroflächen, die für Arbeitsmodelle vor der Pandemie ausgelegt sind. Das Ergebnis? Große Teile des Regierungsimmobilienbestands werden nicht vollständig genutzt, während die Budgets knapp bleiben.

“43 % der Regierungsbehörden planen, die Büroflächen in den nächsten drei Jahren um 30 % oder mehr zu reduzieren.”

• CBRE Global Workplace Insights 2024

Dieser Wandel stellt sowohl eine Herausforderung als auch eine Chance dar. Die Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass die Reduzierung von Büroflächen nicht den Betrieb oder öffentliche Dienste stört. Die Chance liegt darin, Belegungsdaten zu nutzen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und sicherzustellen, dass der Raum effizient und ohne unnötige Kosten zugewiesen wird.

Verstehen, wie Büroflächen tatsächlich genutzt werden

Weniger Mitarbeiter ganztägig im Büro

Mit eingeführten hybriden Arbeitsrichtlinien haben viele Regierungsbüros jetzt mehr Schreibtische als Mitarbeiter, die sie nutzen. Das führt zu ineffizienter Raumnutzung und höheren Betriebskosten.

Um Büroflächen zu optimieren, sollten Behörden:

• Tatsächliche Belegungsraten messen, anstatt sich auf zugewiesene Sitzpläne zu verlassen.
• Arbeitsplätze umgestalten, um flexible Sitzplätze und gemeinsam genutzte Schreibtische zu unterstützen.
• Untergenutzte Büros identifizieren, die konsolidiert oder umgenutzt werden könnten.

📌 Beispiel: Eine staatliche Behörde stellte fest, dass zwar jeder Mitarbeiter einen zugewiesenen Schreibtisch hatte, die Belegungsstudien jedoch zeigten, dass Schreibtische nur zu 40 % der Zeit genutzt wurden. Durch den Übergang zu einem Modell mit gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen verkleinerten sie die Bürofläche um 25 % und hielten gleichzeitig die Produktivität aufrecht.

Servicezentren vs. Verwaltungsbüros

Nicht alle Regierungsräume funktionieren auf die gleiche Weise. Verwaltungsbüros verzeichnen möglicherweise eine reduzierte persönliche Nutzung, aber öffentlich zugängliche Servicezentren erfordern weiterhin zugängliche, gut besetzte Räume.

Behörden sollten:

• Unterscheiden zwischen öffentlichen Servicebereichen und internen Verwaltungsfunktionen, um die Büroflächen angemessen zu optimieren.
• Die Zusammenlegung von Diensten in Betracht ziehen, um die Anzahl kleiner, untergenutzter Gebäude zu reduzieren.
• Den Fußverkehr in öffentlichen Servicebereichen verfolgen, um festzustellen, ob Anpassungen erforderlich sind.

📌 Beispiel: Eine städtische Regierung entdeckte, dass eines ihrer Nebenstellen weniger als 10 % des erwarteten Fußverkehrs erhielt. Nach einer kurzfristigen Belegungsstudie vereinigten sie die Dienste mit einem nahegelegenen Standort, was zu Kosteneinsparungen führte, während die Zugänglichkeit erhalten blieb.

Effizienz mit Zugänglichkeit ausbalancieren

Sicherstellen, dass Raumreduktionen den Betrieb nicht beeinträchtigen

Die Reduzierung von Büroflächen birgt Risiken. Wenn sie nicht sorgfältig geplant ist, kann sie zu überfüllten verbleibenden Büros, ineffizienten Arbeitsabläufen und Unzufriedenheit der Mitarbeiter führen.

Um dies zu vermeiden:

• Kurzfristige Belegungsstudien nutzen, um Änderungen zu testen, bevor endgültige Reduzierungen vorgenommen werden.
• Sicherstellen, dass verbleibende Büros gleichermaßen Zusammenarbeit und konzentriertes Arbeiten unterstützen.
• Qualitatives Feedback einholen von Mitarbeitern und Besuchern darüber, wie sich der Raum auf die Produktivität auswirkt.

“Regierungsbehörden müssen Kosteneinsparungen mit Zugänglichkeit ausbalancieren, um sicherzustellen, dass reduzierte Büroflächen die öffentliche Servicebereitstellung nicht beeinträchtigen.”

• CBRE Global Workplace Insights 2024

Fragen & Antworten: Praktische Einblicke in die Raumplanung der Regierung

F: Wie können Behörden feststellen, welche Büros verkleinert werden sollten?
A: Durch kurzfristige Belegungsstudien, die die tatsächliche Raumnutzung messen, einschließlich wie oft Schreibtische, Besprechungsräume und Servicebereiche genutzt werden.

F: Was passiert, wenn Reduzierungen von Büroflächen zu Überbelegung führen?
A: Raumreduktionen sollten schrittweise getestet werden. Pilotprogramme können bewerten, ob Konsolidierungsbemühungen wirksam sind, bevor endgültige Änderungen vorgenommen werden.

F: Wie oft sollten Regierungsbüros die Flächennutzung überprüfen?
A: Alle 6-12 Monate, insbesondere wenn sich hybride Richtlinien entwickeln und sich Personalanforderungen ändern.

Warum Belegungsdaten für die Raumplanung der Regierung entscheidend sind

Regierungsbehörden können es sich nicht leisten, Immobilienentscheidungen auf Annahmen zu basieren. Ohne Daten besteht das Risiko, dass Büros entweder zu groß und kostenintensiv oder zu klein und ineffektiv sind.

Hier kommt Vantage Space ins Spiel. Im Gegensatz zur langfristigen sensorbasierten Nachverfolgung bietet Vantage Space schnelle, menschengeführte Belegungsstudien, die sowohl quantitative Daten (wie Räume genutzt werden) als auch qualitative Einblicke (wie Mitarbeiter und Besucher mit diesem Raum interagieren) liefern.

Durch die Durchführung von Schnappschuss-Belegungsstudien können Regierungsbehörden:

• Untergenutzte Büros und Arbeitsbereiche identifizieren, die konsolidiert werden könnten.
• Sicherstellen, dass öffentliche Servicebereiche den tatsächlichen Bedarf decken statt vermuteten Fußverkehr.
• Raumreduktionen testen, bevor langfristige Mietänderungen eingegangen werden.

Mit den richtigen Daten können Behörden Immobilienkosten senken und gleichzeitig Effizienz und Zugänglichkeit aufrechterhalten.

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