Dimensionare correttamente gli uffici governativi: ridurre i costi immobiliari in un mondo ibrido

Le agenzie governative stanno affrontando un problema di spazio. Le politiche di lavoro ibrido hanno cambiato il modo in cui i dipendenti utilizzano gli uffici, ma molte agenzie operano ancora con spazi uffici progettati per modelli di lavoro pre-pandemia. Il risultato? Grandi porzioni del patrimonio immobiliare governativo sono sottoutilizzate, mentre i bilanci rimangono stretti.

“Il 43% degli enti governativi pianifica di ridurre gli spazi uffici di almeno il 30% nei prossimi tre anni.”

• CBRE Global Workplace Insights 2024

Questo cambiamento rappresenta sia una sfida che un’opportunità. La sfida è garantire che la riduzione degli uffici non interrompa le operazioni o i servizi pubblici. L’opportunità è utilizzare i dati di occupazione per prendere decisioni informate, garantendo che lo spazio sia allocato in modo efficiente senza costi inutili.

Comprendere come viene effettivamente utilizzato lo spazio ufficio

Meno dipendenti in ufficio a tempo pieno

Con le politiche di lavoro ibrido in atto, molti uffici governativi ora hanno più scrivanie che dipendenti che le utilizzano. Ciò porta a un uso inefficiente dello spazio e a costi operativi più elevati.

Per ottimizzare lo spazio ufficio, le agenzie dovrebbero:

• Misurare i tassi di occupazione reali invece di fare affidamento su piani di assegnazione delle scrivanie.
• Configurare nuovamente le postazioni di lavoro per supportare posti a sedere flessibili e scrivanie condivise.
• Identificare uffici sottoutilizzati che potrebbero essere consolidati o riutilizzati.

📌 Esempio: Un’agenzia statale ha scoperto che, sebbene ogni dipendente avesse una scrivania assegnata, gli studi di occupazione hanno mostrato che le scrivanie venivano utilizzate solo il 40% del tempo. Passando a un modello di spazio di lavoro condiviso, hanno ridotto le dimensioni degli uffici del 25% mantenendo la produttività.

Centri di assistenza vs. uffici amministrativi

Non tutti gli spazi governativi funzionano allo stesso modo. Gli uffici amministrativi possono vedere un uso ridotto di persona, ma i centri servizi che affrontano il pubblico richiedono ancora spazi accessibili e ben attrezzati.

Le agenzie dovrebbero:

• Differenziare tra spazi di servizio pubblico e funzioni di back-office per ridimensionare correttamente gli spazi uffici.
• Valutare la possibilità di co-ubicare i servizi per ridurre il numero di edifici piccoli e sottoutilizzati.
• Tenere traccia del traffico pedonale nelle aree di servizio pubblico per determinare se gli spazi necessitano di aggiustamenti.

📌 Esempio: Un governo municipale ha scoperto che uno dei suoi uffici satellite riceveva meno del 10% del traffico pedonale previsto. Dopo uno studio di occupazione a breve termine, hanno unito i servizi con una località vicina, risparmiando sui costi operativi pur mantenendo l’accessibilità.

Bilanciare efficienza e accessibilità

Assicurarsi che le riduzioni dello spazio non impattino sulle operazioni

La riduzione dello spazio ufficio comporta dei rischi. Se non pianificata attentamente, può portare a uffici rimanenti sovraffollati, flussi di lavoro inefficienti e insoddisfazione dei dipendenti.

Per evitarlo:

• Utilizzare studi di occupazione a breve termine per testare i cambiamenti prima di effettuare riduzioni permanenti.
• Assicurarsi che gli uffici rimanenti supportino la collaborazione e il lavoro tranquillo in egual misura.
• Raccogliere feedback qualitativi da dipendenti e visitatori su come lo spazio influenzi la produttività.

“Le agenzie governative devono bilanciare risparmi sui costi con l’accessibilità per garantire che le riduzioni degli spazi uffici non impattino sull’erogazione dei servizi pubblici.”

• CBRE Global Workplace Insights 2024

Q&A: Approfondimenti pratici per la pianificazione degli spazi governativi

D: Come possono le agenzie determinare quali uffici ridimensionare?
R: Conducendo studi di occupazione a breve termine che misurano l’uso effettivo dello spazio, incluso quanto spesso vengono utilizzate scrivanie, sale riunioni e aree di servizio.

D: Cosa succede se la riduzione degli uffici porta a sovraffollamento?
R: Le riduzioni degli spazi dovrebbero essere testate progressivamente. I programmi pilota possono valutare se gli sforzi di consolidamento sono efficaci prima di apportare modifiche permanenti.

D: Con quale frequenza le agenzie governative dovrebbero esaminare l’utilizzo dello spazio?
R: Ogni 6-12 mesi, specialmente quando le politiche ibride evolvono e i livelli di personale cambiano.

Perché i dati di occupazione sono critici per la pianificazione degli spazi governativi

Le agenzie governative non possono permettersi di prendere decisioni immobiliari basate su supposizioni. Senza dati, gli uffici rischiano di essere troppo grandi e costosi o troppo piccoli e inefficienti.

Qui è dove Vantage Space offre valore. A differenza del monitoraggio basato su sensori a lungo termine, Vantage Space offre studi di occupazione rapidi e condotti da umani che forniscono sia dati quantitativi (come viene utilizzato lo spazio) sia approfondimenti qualitativi (come dipendenti e visitatori interagiscono con quello spazio).

Conducendo studi di occupazione a istantanee, le agenzie governative possono:

• Identificare uffici e spazi di lavoro sottoutilizzati che potrebbero essere consolidati.
• Assicurarsi che le aree di servizio pubblico soddisfino la domanda effettiva piuttosto che il traffico pedonale presunto.
• Testare riduzioni di spazio prima di impegnarsi in cambiamenti di locazione a lungo termine.

Con i dati giusti, le agenzie possono ridurre i costi immobiliari mantenendo efficienza e accessibilità.

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