多くの企業にとって、オフィス占有率は推測ゲームです。平日のほとんどが空いていると感じるオフィスもあれば、会議室が過密で協調スペースが不足している場合もあります。92%の企業が現在ハイブリッドモデルで運営しているため、リーダーたちはオフィススペースが多すぎるのか少なすぎるのかを疑問視しています。
“92%の企業がハイブリッドワークモデルを受け入れているが、多くはまだスペース最適化に苦労している。”
- CBREアダプティブスペースレポート
スペースが多すぎるとコストの無駄につながり、少なすぎると従業員のフラストレーションや生産性に影響を及ぼす可能性があります。それでは、ビジネスリーダーはどうすれば適切なバランスを見つけることができるのでしょうか?鍵は、実際のオフィス使用状況を測定し、それに応じてスペースを調整することです。
多くの企業が実際に必要とするよりも大きなオフィス面積を維持しています。不動産コストは固定されており、デスクや会議室が一日の大半を空いている場合でも変わりません。
オフィスにスペースが多すぎるサイン:
📌 例: グローバルな法律事務所は、ハイブリッド政策のため日々の占有率が低下したにもかかわらず、100,000平方フィートのオフィスを維持していました。2週間の占有率調査の結果、40%のスペースが一貫して空いていることがわかりました。2フロアを統合することで、従業員のニーズをサポートしながら不動産コストを30%削減しました。
一部の企業はオフィススペースを過剰に削減し、重要な領域にボトルネックを生み出しています。未使用のデスクを取り除くことは効率を向上させることがありますが、計画されていない削減は混雑を引き起こす可能性があります。
オフィスにスペースが少なすぎるサイン:
📌 例: 技術企業はコスト削減のためにオフィススペースを半分にしました。しかし、占有率調査から協調ゾーンが頻繁に混雑していることがわかり、従業員の不満が生じました。残りのスペースを再構築して予約可能なチームエリアを増やすことで、効率と従業員体験の両方を向上させました。
理想的なオフィス占有率は密度を最大化することではなく、従業員が実際にどのようにスペースを利用しているかに合わせることです。ビジネスリーダーは実際の使用データを必要とし、情報に基づいた決定を下す必要があります。
適切なバランスを見つける手順:
“不動産の決定を業務目標に一致させる企業は、より高い財務リターンと従業員エンゲージメントを達成しています。”
- CBREアダプティブスペースレポート
📌 例: 金融サービス企業は短期間の占有データを使用して異なる座席モデルをテストしました。フレキシブルなデスキングシステムに移行することで、未使用のオフィススペースを20%削減しながらコラボレーションゾーンを維持しました。
Q: 自分のオフィススペースが効率的に使われているかどうかを知るにはどうすればいいですか?
A: 短期的な占有率調査を実施して本当の使用パターンを測定します。常に使われていない、または予約過多のエリアを見つけ、それに応じて調整します。
Q: オフィススペースを削減して後で増やす必要がある場合はどうすればいいですか?
A: 段階的にスペース削減をテストしてください。 長期的なリース変更にコミットする前に、小規模なオフィス統合をパイロットします。
Q: どのくらいの頻度でオフィス占有率を再評価すべきですか?
A: 理想的には、6〜12か月ごとに。ハイブリッドワークのパターンは時間とともに変化するため、定期的な占有追跡はスペースが最適化され続けることを保証します。
思い込みに基づくオフィススペースの決定は、非効率性、不必要な費用、従業員の体験の低下を引き起こします。実際の占有データがなければ、企業はスペースを多すぎるままにしたり、過剰にダウンサイジングしたりするリスクがあります。
ここでVantage Spaceが価値を提供します。センサーを使用した追跡とは異なり、Vantage Spaceは迅速で人が主導する占有調査を提供し、量的データ(スペースの使用方法)と質的洞察(従業員がスペースとどのように関わるか)の両方を提供します。
スナップショット占有調査を実施することで、ビジネスリーダーは次のことが可能となります:
適切なオフィス占有率は、すべてのデスクを埋めることではなく、従業員とビジネスの両方にとって効果的なスペースを作ることです。
オフィスのフットプリントを最適化したいですか?今日、Vantage Spaceで占有調査を始めましょう。