Gestaltung für die Zukunft: Wie Architekten Räume für hybrides Arbeiten optimieren können

Hybrides Arbeiten hat die Nutzung von Büroräumen dauerhaft verändert. Mitarbeiter kommen nicht mehr nur ins Büro, um am Schreibtisch zu sitzen – sie kommen für Zusammenarbeit, konzentrierte Arbeit und soziale Kontakte. Doch viele Büros wurden dafür nicht konzipiert. Architekten müssen darüber nachdenken, wie sie Arbeitsplätze neu gestalten, um schwankende Belegungsmuster, sich ändernde Anforderungen an die Zusammenarbeit und neue Arbeitsweisen widerzuspiegeln.

Aktuelle Daten vom XY Sense Workplace Utilization Index (Q3 2024) zeigen einen wesentlichen Wandel:

• Zusammenarbeitsräume sind stärker gefragt als Schreibtische, wobei geschlossene Besprechungsräume eine Belegung von 55% verzeichnen, während offene Kollaborationsbereiche bei 25% liegen.
• Schreibtische bleiben untergenutzt, da ein erheblicher Anteil der Mitarbeiter sie nur für einen Teil des Tages oder gar nicht nutzt.

Diese Erkenntnisse deuten darauf hin, dass die Bürogestaltung Flexibilität, abwechslungsreiche Arbeitsplätze und dateninformierte Raumplanung priorisieren muss.

Verständnis der Veränderungen in der Raumnutzung

Der Rückgang fester Schreibtische

Das traditionelle Bürokonzept basierte auf fest zugewiesenen Schreibtischen für jeden Mitarbeiter. In einem hybriden Modell führt dieser Ansatz zu verschwendetem Raum. Viele Unternehmen stellen nun fest, dass ein großer Teil ihrer Schreibtische den Großteil des Tages unbesetzt bleibt.

“Viele Arbeitsplätze berichten, dass 45% der Schreibtische weniger als eine Stunde pro Tag genutzt werden.”
— XY Sense Workplace Utilization Index (Q3 2024)

Für Architekten bedeutet dies, von statischen Schreibtischanordnungen abzurücken und auf aktivitäsbasiertes Arbeiten zu setzen, bei dem Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz basierend auf ihren Aufgaben wählen. Dieser Wandel erfordert eine Mischung aus:

• Hotdesks und gemeinschaftlicher Bestuhlung, um unterschiedliche Anwesenheitsmuster zu berücksichtigen.
• Kleine geschlossene Räume für fokussierte Arbeit und Videotelefonate.
• Reservierbare Arbeitsplätze, die es Teams ermöglichen, ihre Bürozeiten effektiv zu planen.

📌 Beispiel: Eine Beratungsfirma führte eine zweiwöchige Belegungsstudie durch und stellte fest, dass ihre zugewiesenen Schreibtische untergenutzt waren, während Mitarbeiter oft nach ruhigen Bereichen für Videokonferenzen suchten. Sie verwandelten einen Teil ihres Grundrisses in reservierbare Fokus-Pods, erhöhten die Auslastung und verbesserten die Mitarbeitererfahrung.

Umdenken bei Besprechungs- und Kollaborationsräumen

Da Mitarbeiter ins Büro kommen, um persönlich zusammenzuarbeiten, müssen Besprechungsräume so gestaltet werden, dass sie hybride Arbeitsdynamiken unterstützen.

• Große Konferenzräume bleiben oft ungenutzt, während kleine Besprechungsräume stark nachgefragt werden.
• Informelle Kollaborationsräume, wie Lounges und Breakout-Bereiche, bieten oft weder Struktur noch Privatsphäre, was zu geringeren Nutzungsraten führt.

“Große Besprechungsräume sind oft nur zu 30-40% ausgelastet, was zu verschwendetem Raum führt.”
— Occupancy Intelligence Index (Q3 2023)

Um effektive Kollaborationsräume zu schaffen, sollten Architekten:

• Die Anzahl kleiner Besprechungsräume und geschlossener Kollaborationsräume erhöhen.
• Flexible Layouts gestalten, die es ermöglichen, Räume nach Bedarf umzufunktionieren.
• Akustische Lösungen einsetzen, um offene Bereiche mit privaten Besprechungsräumen auszugleichen.

📌 Beispiel: Eine Kanzlei stellte fest, dass Mitarbeiter private Gespräche in offenen Lounge-Bereichen führten, was zu Lärm- und Vertraulichkeitsproblemen führte. Eine kurzfristige Belegungsstudie zeigte, dass geschlossene Zwei-Personen-Räume zu 90% gebucht waren, während große Konferenzräume leer standen. Die Firma gestaltete den Raum um, indem sie wenig genutzte Tagungsräume durch kleinere, reservierbare Kollaborationsräume ersetzte.

Balance zwischen offenen Räumen und Bereichen für konzentrierte Arbeit

Während offene Bürogestaltungen beliebt sind, benötigen viele Mitarbeiter ruhige Bereiche für fokussierte Arbeit. Es reicht nicht, nur mehr offene Kollaborationszonen bereitzustellen. Der Schlüssel ist das Gleichgewicht.

“55% der geschlossenen Besprechungsräume sind regelmäßig besetzt, während offene Kollaborationsbereiche eine weitaus niedrigere Nutzung von 25% aufweisen.”
— XY Sense Workplace Utilization Index (Q3 2024)

Um die Raumnutzung zu verbessern, sollten Architekten:

• Halboffene Arbeitsplätze integrieren, die etwas Privatsphäre bieten, ohne vollständige Abgeschlossenheit.
• Eigene Ruhezonen für tiefes Arbeiten einschließen.
• Sicherstellen, dass offene Räume klare Funktionen haben, um deren Nutzung zu fördern.

📌 Beispiel: Eine Marketingagentur führte einen offenen Kollaborationsbereich ein, stellte jedoch fest, dass Mitarbeiter diesen wegen Ablenkungen mieden. Nach einer kurzfristigen Nutzungsstudie fügten sie weiche Trennwände, strategische Möbelplatzierung und verbesserte Schalldämmung hinzu. Der Raum wurde schnell zu einem viel genutzten Team-Hub.

Herausforderungen und Überlegungen

Kosten vs. Anpassungsfähigkeit

Der Umbau eines Büros kann teuer sein. Viele Organisationen zögern, ohne klare Daten in umfassende Änderungen zu investieren. Deshalb sind kurzfristige Belegungsstudien entscheidend – sie bieten schnelle, umsetzbare Erkenntnisse bevor langfristige Neugestaltungen vorgenommen werden.

Unvorhersehbare Belegungsmuster

Selbst mit durchdachter Planung schwankt die Raumnutzung im Büro. Periodic collection of data on how spaces are used allows businesses to adapt as hybrid work patterns evolve.

Q&A: Praktische Einblicke für Architekten

F: Wie können Architekten für sich ändernde Belegungstrends gestalten, ohne ganze Layouts umzugestalten?
A: Priorisieren Sie Flexibilität. Verwenden Sie bewegliche Trennwände, anpassbare Möbel und reservierbare Arbeitsplätze, die es Unternehmen ermöglichen, sich nach Bedarf anzupassen.

F: Wie balancieren wir zwischen Kollaborations- und Ruhezonen?
A: Bieten Sie Vielfalt. Eine Mischung aus geschlossenen Räumen, halboffenen Bereichen und offenen Kollaborationsbereichen stellt sicher, dass Mitarbeiter das richtige Umfeld für ihre Arbeit wählen können.

F: Wie messen Unternehmen den Erfolg einer Bürogestaltung?
A: Nutzen Sie Daten. Eine kurzfristige Belegungsstudie vor und nach einer Neugestaltung hilft zu ermitteln, ob Mitarbeiter den Raum wie vorgesehen nutzen.

Warum Belegungsdaten für Architekten unerlässlich sind

Architekten spielen eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung von Arbeitsplätzen, die tatsächlich unterstützen, wie Menschen arbeiten. Ohne Daten beruhen Designentscheidungen jedoch auf Vermutungen statt auf tatsächlichem Verhalten.

Hier bietet Vantage Space einen Mehrwert. Im Gegensatz zur sensorbasierten Verfolgung bietet Vantage Space schnelle, von Menschen geleitete Belegungsstudien, die sowohl quantitative Daten (Raumnutzung) als auch qualitative Einblicke (wie Menschen den Raum nutzen) erfassen.

Mit Schnappschussstudien, die über einen kurzen Zeitraum durchgeführt werden, können Architekten und Arbeitsplatzstrategen:

• Untergenutzte Bereiche identifizieren, bevor Designänderungen vorgenommen werden.
• Verstehen, wie verschiedene Räume genutzt werden – für fokussierte Arbeit, Zusammenarbeit oder informelle Treffen.
• Neue Layouts testen, bevor sie sich zu kostspieligen Neugestaltungen verpflichten.

Indem sie die richtigen Daten zur richtigen Zeit sammeln, können Unternehmen informierte Entscheidungen treffen, die sowohl die Raumeffizienz als auch die Mitarbeitererfahrung verbessern. Und wenn sich der Arbeitsplatz erneut weiterentwickelt, kann eine weitere kurze Studie die Auswirkungen messen und weitere Anpassungen leiten.

Möchten Sie verstehen, wie Ihr Büroraum wirklich genutzt wird? Beginnen Sie heute eine Belegungsstudie mit Vantage Space.