Ontwerpen voor de toekomst: Hoe architecten ruimtes kunnen optimaliseren voor hybride werk

Hybride werk heeft permanent veranderd hoe mensen kantoorruimte gebruiken. Werknemers komen niet langer alleen om aan bureaus te zitten - ze komen voor samenwerking, gefocust werk en sociale verbinding. Maar veel kantoren zijn hier niet op gebouwd. Architecten moeten heroverwegen hoe ze werkruimtes ontwerpen om schommelende bezettingspatronen, veranderende samenwerkingsbehoeften en nieuwe manieren van werken te weerspiegelen.

Recente gegevens van de XY Sense Workplace Utilization Index (Q3 2024) benadrukken een belangrijke verschuiving:

• Samenwerkingsruimtes zijn meer in trek dan bureaus, met afgesloten vergaderruimtes die 55% bezetting zien, terwijl open samenwerkingsgebieden op 25% zitten.
• Bureaus blijven onderbenut, met een aanzienlijk percentage werknemers die ze slechts een deel van de dag of helemaal niet gebruiken.

Deze inzichten suggereren dat kantoorontwerp flexibiliteit, gevarieerde werkplekken en data-geïnformeerde ruimteplanning moet prioriteren.

Begrijpen van de verschuiving in ruimtegebruik

De achteruitgang van toegewezen zitplaatsen

Traditioneel kantoordesign was afhankelijk van toegewezen bureaus voor elke werknemer. In een hybride model leidt deze aanpak tot verspilde ruimte. Veel bedrijven vinden nu dat een groot deel van hun bureaus gedurende een groot deel van de dag ongebruikt blijft.

“Veel werkplekken melden dat 45% van de bureaus minder dan een uur per dag bezet zijn.” — XY Sense Workplace Utilization Index (Q3 2024)

Voor architecten betekent dit dat ze moeten overstappen van statische bureau-indelingen naar activity-based working, waar werknemers hun werkplek kiezen op basis van taken. Deze verschuiving vereist een mix van:

• Flexplexen en gedeelde zitplaatsen om wisselende aanwezigheidspatronen op te vangen.
• Kleine afgesloten kamers voor gefocust werk en videogesprekken.
• Reserveerbare werkplekken die teams toestaan hun kantoortijd effectief te plannen.

📌 Voorbeeld: Een consultancybedrijf voerde een onderzoeksstudie van twee weken uit en ontdekte dat hun toegewezen bureaus onderbenut waren, terwijl werknemers vaak zochten naar stille plekken om videogesprekken te voeren. Ze hebben een deel van hun plattegrond omgezet in reserveerbare focuspods, waardoor het gebruik toenam en de werknemerservaring verbeterde.

Het heroverwegen van vergader- en samenwerkingsruimtes

Naarmate werknemers naar kantoor komen voor persoonlijke samenwerking, moeten vergaderruimtes worden ontworpen om hybride werkdynamiek te ondersteunen.

• Grote vergaderruimtes blijven vaak onderbenut, terwijl kleine vergaderruimtes zeer in trek zijn.
• Informele samenwerkingsruimtes, zoals lounges en breakout-ruimtes, ontbreken vaak aan structuur of privacy, wat leidt tot lagere bezettingsgraden.

“Grote vergaderruimtes zijn vaak maar 30-40% bezet, wat leidt tot verspilde ruimte.” — Occupancy Intelligence Index (Q3 2023)

Om effectieve samenwerkingsruimtes te creëren, zouden architecten:

• Het aantal kleine vergaderruimtes en afgesloten samenwerkingsruimtes moeten verhogen.
• Flexibele indelingen ontwerpen die ruimten toestaan om te worden herbestemd naarmate behoeften veranderen.
• Akoestische oplossingen gebruiken om open ruimtes in balans te brengen met privévergaderruimtes.

📌 Voorbeeld: Een advocatenkantoor merkte dat werknemers privégesprekken voerden in open loungegebieden, leidend tot lawaai- en vertrouwelijkheidszorgen. Een kortetermijnbezettingsstudie toonde aan dat afgesloten tweepersoonskamers voor 90% van de tijd geboekt waren, terwijl grote vergaderruimtes leeg stonden. Het bedrijf herconfigureerde zijn ruimte, waarbij onderbenutte boardrooms werden vervangen door kleinere, reserveerbare samenwerkingsruimtes.

Het balanceren van open ruimte en gefocuste werkgebieden

Hoewel open kantoorindelingen populair zijn, hebben veel werknemers stille gebieden nodig voor gefocust werk. Alleen meer open samenwerkingszones voorzien is niet voldoende. De sleutel is balans.

“55% van afgesloten vergaderruimtes is regelmatig bezet, terwijl open samenwerkingsgebieden veel lager gebruik hebben met 25%.” — XY Sense Workplace Utilization Index (Q3 2024)

Om ruimtegebruik te verbeteren, zouden architecten:

• Semi-afgesloten werkplekken opnemen die enige privacy bieden zonder volledige isolatie.
• Toegewijde stille zones opnemen voor diep werk.
• Zorgen dat open ruimtes duidelijke functies hebben om gebruik aan te moedigen.

📌 Voorbeeld: Een marketingbureau introduceerde een open samenwerkingsruimte, maar ontdekte dat werknemers het vermeden vanwege afleidingen. Na een kortetermijnbezettingsstudie voegden ze zachte scheidingswanden, strategische meubels en verbeterde geluidsisolatie toe. De ruimte werd snel een goedgebruikt teamcentrum.

Uitdagingen en overwegingen

Kost vs. aanpasbaarheid

Het verbouwen van een kantoor kan duur zijn. Veel organisaties aarzelen om te investeren in grootschalige veranderingen zonder duidelijke gegevens om de beslissing te ondersteunen. Daarom zijn kortetermijnbezettingsstudies cruciaal - ze bieden snelle, bruikbare inzichten voordat ze zich vastleggen op lange termijn herinrichtingen.

Onvoorspelbare bezettingspatronen

Zelfs met doordachte planning fluctueert kantoorbenutting. Periodieke gegevensverzameling over hoe ruimte wordt gebruikt stelt bedrijven in staat zich aan te passen naarmate hybride werkpatronen evolueren.

Q&A: Praktische inzichten voor architecten

Q: Hoe kunnen architecten ontwerpen voor veranderende bezettingstrends zonder volledige indelingen te herzien?
A: Prioriteer flexibiliteit. Gebruik verplaatsbare scheidingswanden, aanpasbaar meubilair en reserveerbare werkplekken die bedrijven toestaan zich aan te passen indien nodig.

Q: Hoe balanceren we samenwerking en stille werkruimtes?
A: Bied variëteit. Een mix van afgesloten kamers, half privé ruimtes en open samenwerkingsgebieden zorgt ervoor dat werknemers de juiste omgeving voor hun werk kunnen kiezen.

Q: Hoe meten bedrijven het succes van een kantoorherinrichting?
A: Gebruik gegevens. Een kortetermijnbezettingsstudie voor en na een herinrichting helpt te bepalen of werknemers de ruimte gebruiken zoals bedoeld.

Waarom bezettingsgegevens essentieel zijn voor architecten

Architecten spelen een cruciale rol bij het vormgeven van werkplekken die ondersteunen hoe mensen daadwerkelijk werken. Maar zonder gegevens zijn ontwerbeslissingen afhankelijk van aannames in plaats van echt gedrag in de praktijk.

Daarom biedt Vantage Space waarde. In tegenstelling tot sensor-gebaseerde tracking, biedt Vantage Space snelle, door mensen geleide bezettingsstudies die zowel kwantitatieve gegevens (ruimtegebruik) als kwalitatieve inzichten (hoe mensen de ruimte gebruiken) vastleggen.

Met momentopnamestudies over een korte periode uitgevoerd, kunnen architecten en werkplekstrategen:

• Onderbenutte gebieden identificeren voordat ze ontwerpwijzigingen aanbrengen.
• Begrijpen hoe verschillende ruimtes worden gebruikt - voor gefocust werk, samenwerking of informele bijeenkomsten.
• Nieuwe lay-outs testen voordat ze zich vastleggen op kostbare herinrichtingen.

Door op het juiste moment de juiste gegevens te verzamelen, kunnen bedrijven weloverwogen beslissingen nemen die zowel ruimte-efficiëntie als werknemerservaring verbeteren. En wanneer de werkomgeving weer verandert, kan een snelle nieuwe studie de impact meten en verdere verfijningen begeleiden.

Op zoek naar inzicht in hoe uw kantoorruimte echt wordt gebruikt? Begin vandaag nog met een bezettingsstudie met Vantage Space.