El trabajo híbrido ha cambiado permanentemente cómo las personas utilizan el espacio de oficina. Los empleados ya no vienen solo a sentarse en escritorios, sino para colaborar, trabajar enfocados y conectarse socialmente. Pero muchas oficinas no fueron construidas con esto en mente. Los arquitectos deben repensar cómo diseñan los espacios de trabajo para reflejar patrones de ocupación fluctuantes, necesidades de colaboración cambiantes y nuevas formas de trabajar.
Datos recientes del Índice de Utilización del Lugar de Trabajo de XY Sense (Q3 2024) destacan un cambio clave:
Estas percepciones sugieren que el diseño de oficina debe priorizar la flexibilidad, espacios de trabajo variados y una planificación del espacio informada por datos.
El diseño tradicional de oficinas se basaba en escritorios asignados para cada empleado. En un modelo híbrido, este enfoque conduce a espacio desperdiciado. Muchas empresas ahora encuentran que una gran parte de sus escritorios permanecen desocupados gran parte del día.
“Muchos lugares de trabajo informan que el 45% de los escritorios están ocupados por menos de una hora al día.”
— Índice de Utilización del Lugar de Trabajo de XY Sense (Q3 2024)
Para los arquitectos, esto significa alejarse de arreglos de escritorios estáticos y moverse hacia el trabajo basado en actividades, donde los empleados eligen su espacio de trabajo según las tareas. Este cambio requiere una mezcla de:
📌 Ejemplo: Una firma de consultoría llevó a cabo un estudio de ocupación de dos semanas y encontró que sus escritorios asignados estaban infrautilizados, mientras que los empleados a menudo buscaban áreas tranquilas para hacer videollamadas. Convirtieron parte de su plano de planta en cápsulas de enfoque reservables, aumentando la utilización y mejorando la experiencia del empleado.
A medida que los empleados vienen a la oficina para la colaboración en persona, los espacios de reunión deben ser diseñados para apoyar las dinámicas de trabajo híbridas.
“Las grandes salas de reuniones a menudo están solo al 30-40% de capacidad, lo que lleva a espacio desperdiciado.”
— Índice de Inteligencia de Ocupación (Q3 2023)
Para crear espacios de colaboración efectivos, los arquitectos deben:
📌 Ejemplo: Una firma de abogados encontró que los empleados estaban teniendo conversaciones privadas en áreas de salón abiertas, lo que llevaba a preocupaciones de ruido y confidencialidad. Un estudio de ocupación a corto plazo mostró que las habitaciones cerradas para dos personas estaban reservadas el 90% del tiempo, mientras que las grandes salas de conferencias permanecían vacías. La firma reconfiguró su espacio, reemplazando salas de juntas infrautilizadas con salas de colaboración más pequeñas y reservables.
Mientras que los diseños de oficina abiertos son populares, muchos empleados necesitan áreas tranquilas para trabajo enfocado. Simplemente proporcionar más zonas de colaboración abierta no es suficiente. La clave es el equilibrio.
“El 55% de las salas de reuniones cerradas están ocupadas regularmente, mientras que las áreas de colaboración abiertas tienen un uso mucho menor al 25%.”
— Índice de Utilización del Lugar de Trabajo de XY Sense (Q3 2024)
Para mejorar la utilización del espacio, los arquitectos deben:
📌 Ejemplo: Una agencia de marketing introdujo un área de colaboración abierta, pero encontró que los empleados la evitaban debido a las distracciones. Después de un estudio de utilización a corto plazo, añadieron particiones suaves, colocación estratégica de muebles y mejora del aislamiento acústico. El espacio rápidamente se convirtió en un centro de equipo bien utilizado.
Reajustar una oficina puede resultar costoso. Muchas organizaciones dudan en invertir en cambios a gran escala sin datos claros que respalden la decisión. Por eso, los estudios de ocupación a corto plazo son críticos - brindan insights rápidos y accionables antes de comprometerse con rediseños a largo plazo.
Incluso con una planificación cuidadosa, la utilización de oficinas fluctúa. Recopilar datos periódicos sobre cómo se utilizan los espacios permite a las empresas adaptarse a medida que los patrones de trabajo híbrido evolucionan.
Q: ¿Cómo pueden los arquitectos diseñar para tendencias cambiantes de ocupación sin renovar completamente los diseños?
A: Prioriza la flexibilidad. Usa particiones movibles, muebles adaptables y espacios de trabajo reservables que permitan a las empresas ajustarse según lo necesiten.
Q: ¿Cómo equilibramos los espacios de colaboración y trabajo en silencio?
A: Ofrece variedad. Una mezcla de salas cerradas, espacios semi-privados y áreas de colaboración abiertas asegura que los empleados puedan elegir el ambiente adecuado para su trabajo.
Q: ¿Cómo miden las empresas el éxito de un rediseño de oficina?
A: Usa datos. Un estudio de ocupación a corto plazo antes y después de un rediseño ayuda a identificar si los empleados están usando el espacio como se pretendía.
Los arquitectos juegan un papel crítico en la creación de lugares de trabajo que apoyen cómo las personas realmente trabajan. Pero sin datos, las decisiones de diseño se basan en suposiciones en lugar de en el comportamiento real.
Aquí es donde Vantage Space aporta valor. A diferencia del seguimiento basado en sensores, Vantage Space ofrece estudios rápidos de ocupación liderados por humanos que capturan tanto datos cuantitativos (utilización del espacio) como insights cualitativos (cómo las personas están usando el espacio).
Con estudios instantáneos realizados en un corto periodo, los arquitectos y estrategas de lugares de trabajo pueden:
Al recopilar los datos correctos en el momento adecuado, las empresas pueden tomar decisiones informadas que mejoren tanto la eficiencia del espacio como la experiencia del empleado. Y cuando el lugar de trabajo evoluciona nuevamente, otro estudio rápido puede medir el impacto y guiar refinamientos adicionales.
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