空置办公桌的成本：CRE 领导者如何优化办公空间和削减开支

许多办公室建筑物半空。员工们依然在工作，但不是总从办公室办公。然而，许多组织依然维持昂贵且设计用于疫情前出勤模式的不动产投资组合。

“随着 2024 年全球办公室利用率稳定在 36%，CRE 领导者必须重新思考他们如何管理空间。”

• XY Sense 2024 年第一季度报告

未使用的办公桌和过大办公室不仅仅是空间的浪费。它们代表了与业务需求不再一致的运营成本。对于企业不动产（CRE）领导者来说，挑战很清晰——在确保员工有适当的办公空间的同时减少成本。

超越固定座位的空间效率测量

为什么固定办公桌不再是标准

许多公司仍然根据疫情前的出勤模式为员工分配办公桌。但数据表明，在很多办公室，一周大部分时间办公桌都空置。

CRE 团队需要：

• 测量实际的办公桌使用率，而不是依赖过时的座位分配。
• 在可行的情况下过渡到灵活的座位安排。
• 确保会议室和共享空间符合不断发展的协作需求。

📌 例子：一家跨国公司进行了一次为期两周的占用研究，发现只有 40% 的固定办公桌每天都在使用。他们转变为共享座位模式，办公空间总量减少了 30%，而且生产力没有下降。

平衡协作和专注空间

虽然传统的办公桌使用量下降了，但协作和会议空间依然至关重要。员工们来办公室是为了团队合作、头脑风暴和客户会议，而不仅仅是坐在办公桌前。

CRE 领导者应该：

• 评估员工最常使用哪些空间——办公桌、会议室或非正式区域。
• 确保协作区域支持不同类型的工作（小组会议、混合通话、专注工作）。
• 根据实际使用模式优化会议室大小。

📌 例子：一家金融服务公司发现大型会议室经常被预订但很少坐满。他们通过重新配置更多小型和中型会议室来改善可用性并减少了浪费的空间。

为 CRE 领导者提供的节约成本策略

整合未充分利用的办公空间

对于拥有大型不动产投资组合的公司来说，整合可以提供巨大的成本节约。但关闭办公室或减少空间应该通过占用数据来战略性地指导决策。

为了有效地做到这一点：

• 识别持续低使用率的位置。
• 考虑共享的卫星办公室或共享工作空间，而不是维持未充分利用的建筑。
• 在进行长期租赁变更之前先进行空间缩减试点。

“43% 的公司计划在未来三年内减少 30% 或更多的办公空间。”

• CBRE 全球工作场所洞察 2024

实施更好的办公桌预订系统

热桌办公和混合座位安排可以奏效，但前提是员工可以轻松找到并在需要时预订空间。

成功的实施包括：

• 明确的办公桌共享和预订政策。
• 追踪员工偏爱使用哪些空间。
• 根据实际预订模式调整布局。

📌 例子：一家全球科技公司利用占用数据来优化其办公桌预订策略。通过将办公桌的可用性与员工出勤趋势对齐，他们提高了效率，并减少了关于座位短缺的投诉。

问答：为 CRE 领导者提供的实用见解

问：CRE 领导者如何在节约成本和员工体验之间取得平衡？
答：利用数据优化空间，而不是一刀切裁减。员工依然需要设计良好的空间，所以减少应该集中在未充分利用的区域而不是必要的工作空间。

问：如果减少办公空间后发现我们需要更多空间怎么办？
答：首先进行缩减试点。短期占用研究可以帮助测试变更，然后再进行永久性不动产决策。灵活的租赁选项也可以提供缓冲，以应对空间需求的变化。

问：公司应该多久重新评估一次空间利用率？
答：理想情况下，每 6-12 个月。随着混合办公的发展，员工出勤模式也在变化。定期的占用研究有助于确保空间符合实际需求。

为什么占用数据对 CRE 成本缩减至关重要

降低不动产成本而不影响生产力需要的不仅仅是缩小办公室规模。CRE 团队需要准确的、最新的数据，了解员工实际上如何使用空间。

这就是Vantage Space的价值所在。不同于长期的传感器跟踪，Vantage Space 提供快速、由人工主导的占用研究，既提供定量数据（空间如何使用）也提供定性洞察（员工如何与那些空间互动）。

通过进行快照占用研究，CRE 团队可以：

• 在做出昂贵的租赁决策之前识别未充分利用的办公空间。
• 确保空间缩减与实际员工行为相符。
• 测试新的工作空间策略并根据真实数据进行调整。

利用正确的见解，公司可以在保持支持员工需求的办公环境的同时削减成本。

想要优化您的办公室空间吗？今天就与 Vantage Space 开始一次占用研究。