Il costo delle scrivanie vuote: come i leader CRE possono ottimizzare gli spazi ufficio e ridurre le spese

Molti edifici per uffici sono mezzi vuoti. I dipendenti stanno ancora lavorando - solo che non sempre dall’ufficio. Eppure molte organizzazioni continuano a mantenere portafogli immobiliari costosi progettati per modelli di presenza pre-pandemia.

“Con l’utilizzo degli uffici che si stabilizza al 36% a livello globale nel 2024, i leader CRE devono ripensare come gestire lo spazio.”

• XY Sense Q1 2024 Report

Scrivanie inutilizzate e uffici sovradimensionati sono più di uno spreco di spazio. Rappresentano costi operativi che non sono più in linea con le esigenze aziendali. Per i leader dell’immobiliare aziendale (CRE), la sfida è chiara - ridurre i costi garantendo che i dipendenti abbiano gli spazi giusti quando arrivano in ufficio.

Misurare l’efficienza degli spazi oltre il posto assegnato

Perché le scrivanie assegnate non sono più lo standard

Molte aziende assegnano ancora le scrivanie ai dipendenti basandosi su modelli di presenza pre-pandemia. Ma i dati mostrano che in molti uffici le scrivanie rimangono vuote per gran parte della settimana.

I team CRE devono:

• Misurare l’effettivo utilizzo delle scrivanie piuttosto che basarsi su assegnazioni di posti obsolete.
• Passare a disposizioni flessibili di posti a sedere quando possibile.
• Assicurarsi che sale riunioni e spazi condivisi corrispondano ai bisogni di collaborazione in evoluzione.

📌 Esempio: Un’azienda multinazionale ha condotto uno studio sull’occupazione di due settimane e ha scoperto che solo il 40% delle scrivanie assegnate veniva utilizzato quotidianamente. Sono passati a un modello di sedute condivise, riducendo lo spazio ufficio totale del 30% mantenendo la produttività.

Equilibrare spazi di collaborazione e concentrazione

Mentre l’uso tradizionale delle scrivanie è diminuito, gli spazi di collaborazione e riunione rimangono critici. I dipendenti vengono in ufficio per lavoro di squadra, brainstorming e riunioni con i clienti, non solo per sedersi a una scrivania.

I leader CRE dovrebbero:

• Valutare quali spazi i dipendenti utilizzano di più - scrivanie, sale riunioni o aree informali.
• Assicurarsi che le zone di collaborazione supportino diversi tipi di lavoro (piccole riunioni di squadra, chiamate ibride, lavoro concentrato).
• Ottimizzare le dimensioni delle sale conferenze in base ai modelli di utilizzo effettivi.

📌 Esempio: Un’azienda di servizi finanziari ha scoperto che le grandi sale conferenze venivano spesso prenotate ma raramente riempite. Riconfigurando lo spazio in sale riunioni più piccole e medie, hanno migliorato la disponibilità e ridotto lo spazio sprecato.

Strategie per la riduzione dei costi per i leader CRE

Consolidamento degli spazi ufficio sottoutilizzati

Per le aziende con grandi portafogli immobiliari, il consolidamento può fornire un notevole risparmio sui costi. Ma chiudere uffici o ridurre lo spazio dovrebbe essere fatto strategicamente, utilizzando dati di occupazione per guidare le decisioni.

Per farlo efficacemente:

• Identificare le sedi con un utilizzo persistentemente basso.
• Considerare uffici satelliti condivisi o spazi di co-working invece di mantenere edifici sottoutilizzati.
• Testare riduzioni di spazio prima di apportare modifiche a lungo termine ai contratti di affitto.

“Il 43% delle aziende prevede di ridurre lo spazio ufficio del 30% o più nei prossimi tre anni.”

• CBRE Global Workplace Insights 2024

Implementare sistemi di prenotazione delle scrivanie migliori

Hot desking e disposizioni di sedute ibride possono funzionare, ma solo se i dipendenti possono trovare e riservare facilmente lo spazio quando necessario.

Implementazioni di successo includono:

• Politiche chiare sulla condivisione e prenotazione delle scrivanie.
• Monitoraggio degli spazi che i dipendenti preferiscono utilizzare.
• Modifica dei layout per allinearsi con i modelli di prenotazione effettivi.

📌 Esempio: Un’azienda tecnologica globale ha utilizzato i dati sull’occupazione per perfezionare la sua strategia di prenotazione delle scrivanie. Allineando la disponibilità delle scrivanie con le tendenze di presenza dei dipendenti, hanno aumentato l’efficienza e ridotto i reclami per carenza di posti.

Domande e Risposte: Intuizioni pratiche per i leader CRE

D: Come possono i leader CRE bilanciare il risparmio sui costi con l’esperienza dei dipendenti? R: Usare i dati per ottimizzare lo spazio, piuttosto che fare tagli generalizzati. I dipendenti hanno ancora bisogno di spazi ben progettati quando vengono in ufficio, quindi le riduzioni dovrebbero concentrarsi su aree sottoutilizzate piuttosto che su spazi di lavoro essenziali.

D: Cosa succede se riduciamo lo spazio ufficio ma in seguito scopriamo che abbiamo bisogno di più? R: Testare prima le riduzioni. Studi d’occupazione a breve termine possono aiutare a testare i cambiamenti prima di prendere decisioni immobiliari permanenti. Opzioni di leasing flessibili possono anche fornire un tampone se le esigenze di spazio cambiano.

D: Quanto spesso le aziende dovrebbero rivalutare l’utilizzo degli spazi? R: Idealmente, ogni 6-12 mesi. Poiché il lavoro ibrido evolve, così fanno i modelli di presenza dei dipendenti. Studi periodici sull’occupazione aiutano a garantire che lo spazio sia in linea con le reali esigenze.

Perché i dati di occupazione sono cruciali per la riduzione dei costi CRE

Ridurre i costi immobiliari senza interrompere la produttività richiede più che semplicemente ridimensionare gli uffici. I team CRE hanno bisogno di dati accurati e aggiornati su come i dipendenti effettivamente utilizzano lo spazio.

Qui è dove Vantage Space offre valore. A differenza del monitoraggio a lungo termine basato su sensori, Vantage Space offre studi di occupazione rapidi, guidati da persone che forniscono sia dati quantitativi (come vengono utilizzati gli spazi) sia approfondimenti qualitativi (come i dipendenti interagiscono con quegli spazi).

Conducendo studi di occupazione snapshot, i team CRE possono:

• Identificare lo spazio ufficio sottoutilizzato prima di impegnarsi in decisioni di leasing costose.
• Assicurarsi che le riduzioni di spazio siano in linea con il comportamento effettivo dei dipendenti.
• Testare nuove strategie sul posto di lavoro e adeguarsi in base a dati reali.

Con le giuste intuizioni, le aziende possono ridurre i costi mantenendo un ambiente d’ufficio che supporti le esigenze dei dipendenti.

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