Viele Bürogebäude sind halb leer. Die Mitarbeiter arbeiten weiterhin - nur nicht immer vom Büro aus. Dennoch halten viele Organisationen an teuren Immobilienportfolios fest, die für Anwesenheitsmuster vor der Pandemie konzipiert waren.
“Mit einer weltweiten Büroauslastung von 36 % im Jahr 2024 müssen CRE-Leiter überdenken, wie sie Räume verwalten.”
- XY Sense Q1 2024 Report
Ungenutzte Schreibtische und überdimensionierte Büros sind mehr als nur Platzverschwendung. Sie stellen betrieblichen Kosten dar, die nicht mehr den geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Für Leiter im Bereich Corporate Real Estate (CRE) ist die Herausforderung klar - Kosten senken und gleichzeitig sicherstellen, dass Mitarbeiter die richtigen Räume haben, wenn sie ins Büro kommen.
Viele Unternehmen weisen ihren Mitarbeitern immer noch Schreibtische auf Grundlage von Anwesenheitsmustern vor der Pandemie zu. Doch Daten zeigen, dass in vielen Büros die Schreibtische die meiste Woche über leer bleiben.
CRE-Teams sollten:
📌 Beispiel: Ein multinationales Unternehmen führte eine zweiwöchige Belegungsstudie durch und stellte fest, dass nur 40 % der zugewiesenen Schreibtische täglich genutzt wurden. Sie wechselten zu einem gemeinsamen Sitzmodell und reduzierten die Gesamtbürofläche um 30 %, während die Produktivität erhalten blieb.
Während die Nutzung traditioneller Schreibtische zurückgegangen ist, bleiben Zusammenarbeits- und Besprechungsräume entscheidend. Mitarbeiter kommen ins Büro, um im Team zu arbeiten, Brainstorming durchzuführen und Kundentreffen abzuhalten, nicht nur, um an einem Schreibtisch zu sitzen.
CRE-Leiter sollten:
📌 Beispiel: Ein Finanzdienstleistungsunternehmen stellte fest, dass große Konferenzräume oft gebucht, aber selten voll ausgelastet waren. Durch die Umgestaltung der Räume in kleinere und mittelgroße Besprechungsräume verbesserten sie die Verfügbarkeit und reduzierten verschwendeten Raum.
Für Unternehmen mit großen Immobilienportfolios kann Konsolidierung erhebliche Kosteneinsparungen bieten. Das Schließen von Büros oder die Reduzierung von Flächen sollte jedoch strategisch erfolgen und mit Belegungsdaten untermauert werden.
Effektive Schritte hierfür sind:
“43 % der Unternehmen planen, in den nächsten drei Jahren die Büroflächen um 30 % oder mehr zu reduzieren.”
- CBRE Global Workplace Insights 2024
Hot Desking und hybride Sitzarrangements können funktionieren, aber nur, wenn Mitarbeiter bei Bedarf leicht Plätze finden und reservieren können.
Erfolgreiche Implementierungen umfassen:
📌 Beispiel: Ein globales Technologieunternehmen nutzte Belegungsdaten, um seine Schreibtischbuchungsstrategie zu verfeinern. Indem sie die Verfügbarkeit der Schreibtische mit den Anwesenheitstrends der Mitarbeiter abstimmten, erhöhten sie die Effizienz und reduzierten Beschwerden über Sitzplatzmangel.
Q: Wie können CRE-Leiter Kosteneinsparungen mit der Mitarbeitererfahrung ausbalancieren?
A: Daten nutzen, um Räume zu optimieren, anstatt pauschal zu kürzen. Mitarbeiter benötigen immer noch gut gestaltete Räume, wenn sie ins Büro kommen, daher sollten die Reduzierungen auf wenig genutzte Bereiche abzielen und nicht auf wesentliche Arbeitsräume.
Q: Was, wenn wir Bürofläche reduzieren, aber später feststellen, dass wir mehr benötigen?
A: Erstmalige Raumreduzierungen erproben. Kurzfristige Belegungsstudien können helfen, Änderungen zu testen, bevor dauerhafte Immobilienentscheidungen getroffen werden. Flexible Mietoptionen können auch als Puffer dienen, falls sich der Platzbedarf ändert.
Q: Wie oft sollten Unternehmen die Raumnutzung neu bewerten?
A: Idealerweise alle 6-12 Monate. Da sich hybride Arbeitsmodelle entwickeln, ändern sich auch die Anwesenheitsmuster der Mitarbeiter. Regelmäßige Belegungsstudien helfen, sicherzustellen, dass der Raum den tatsächlichen Bedürfnissen entspricht.
Die Senkung von Immobilienkosten ohne Beeinträchtigung der Produktivität erfordert mehr als nur die Verkleinerung von Büros. CRE-Teams benötigen genaue, aktuelle Daten über die tatsächliche Nutzung von Räumen durch Mitarbeiter.
Hierbei bietet Vantage Space einen Mehrwert. Im Gegensatz zu langfristigem sensorgestütztem Tracking bietet Vantage Space schnelle, menschlich-geführte Belegungsstudien, die sowohl quantitative Daten (Nutzung der Räume) als auch qualitative Einblicke (Interaktion der Mitarbeiter mit diesen Räumen) liefern.
Durch Schnappschuss-Belegungsstudien können CRE-Teams:
Mit den richtigen Einblicken können Unternehmen Kosten senken und zugleich ein Büroumfeld aufrechterhalten, das die Bedürfnisse der Mitarbeiter unterstützt.
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