Muchos edificios de oficinas están medio vacíos. Los empleados siguen trabajando, pero no siempre desde la oficina. Sin embargo, muchas organizaciones continúan manteniendo carteras inmobiliarias costosas diseñadas para patrones de asistencia previos a la pandemia.
“Con la utilización de oficinas estabilizándose en un 36% a nivel mundial en 2024, los líderes de CRE deben replantearse cómo gestionan el espacio.”
- Informe Q1 2024 de XY Sense
Los escritorios sin usar y las oficinas sobredimensionadas son más que un simple desperdicio de espacio. Representan costos operativos que ya no se alinean con las necesidades del negocio. Para los líderes de bienes raíces corporativos (CRE), el desafío es claro: reducir costos mientras se asegura que los empleados tengan los espacios adecuados cuando acudan.
Muchas compañías todavía asignan escritorios a los empleados basándose en patrones de asistencia previos a la pandemia. Sin embargo, los datos muestran que en muchas oficinas, los escritorios permanecen vacíos la mayor parte de la semana.
Los equipos de CRE necesitan:
📌 Ejemplo: Una firma multinacional realizó un estudio de ocupación de dos semanas y descubrió que solo el 40% de los escritorios asignados se usaban diariamente. Pasaron a un modelo de asientos compartidos, reduciendo el espacio total de oficina en un 30% mientras mantenían la productividad.
Mientras que el uso tradicional del escritorio ha disminuido, los espacios de colaboración y reuniones siguen siendo críticos. Los empleados acuden a la oficina para trabajo en equipo, sesiones de ideas y reuniones con clientes, no solo para sentarse en un escritorio.
Los líderes de CRE deberían:
📌 Ejemplo: Una firma de servicios financieros encontró que las salas de conferencias grandes se reservaban a menudo pero rara vez se llenaban a capacidad. Al reconfigurar el espacio en más salas de reuniones pequeñas y medianas, mejoraron la disponibilidad y redujeron el espacio desperdiciado.
Para compañías con grandes carteras inmobiliarias, la consolidación puede proporcionar importantes ahorros de costos. Pero cerrar oficinas o reducir espacio debe hacerse estratégicamente, usando datos de ocupación para guiar las decisiones.
Para hacerlo efectivamente:
“El 43% de las empresas planean reducir el espacio de oficina en un 30% o más en los próximos tres años.”
- CBRE Global Workplace Insights 2024
El uso compartido de escritorios y los arreglos de asientos híbridos pueden funcionar, pero solo si los empleados pueden encontrar y reservar espacio fácilmente cuando lo necesiten.
Implementaciones exitosas incluyen:
📌 Ejemplo: Una empresa tecnológica global utilizó datos de ocupación para refinar su estrategia de reserva de escritorios. Al alinear la disponibilidad de escritorios con las tendencias de asistencia de los empleados, aumentaron la eficiencia y redujeron las quejas sobre la escasez de asientos.
P: ¿Cómo pueden los líderes de CRE equilibrar el ahorro de costos con la experiencia del empleado?
R: Utilice datos para optimizar el espacio, en lugar de realizar cortes generales. Los empleados aún necesitan espacios bien diseñados cuando acuden, por lo que las reducciones deben centrarse en áreas infrautilizadas en lugar de en espacios de trabajo esenciales.
P: ¿Qué pasa si reducimos el espacio de oficina pero luego descubrimos que necesitamos más?
R: Pilotea las reducciones primero. Los estudios de ocupación a corto plazo pueden ayudar a probar cambios antes de tomar decisiones inmobiliarias permanentes. Las opciones de arrendamiento flexible también pueden proporcionar un colchón si las necesidades de espacio cambian.
P: ¿Con qué frecuencia deben las empresas reevaluar la utilización del espacio?
R: Idealmente, cada 6-12 meses. A medida que evoluciona el trabajo híbrido, también lo hacen los patrones de asistencia de los empleados. Estudios periódicos de ocupación ayudan a asegurar que el espacio se alinee con las necesidades reales.
Reducir costos inmobiliarios sin interrumpir la productividad requiere más que solo reducir el tamaño de las oficinas. Los equipos de CRE necesitan datos precisos y actualizados sobre cómo los empleados están usando realmente el espacio.
Aquí es donde Vantage Space ofrece valor. A diferencia del seguimiento basado en sensores a largo plazo, Vantage Space ofrece estudios de ocupación rápidos, dirigidos por personas que proporcionan tanto datos cuantitativos (cómo se usan los espacios) como insights cualitativos (cómo interactúan los empleados con esos espacios).
Al realizar estudios de ocupación instantáneos, los equipos de CRE pueden:
Con los insights adecuados, las empresas pueden reducir costos mientras mantienen un entorno de oficina que apoya las necesidades de los empleados.
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