Ziekenhuisruimte-efficiëntie: hoe datagestuurd ontwerp de efficiëntie van patiënten en personeel kan verbeteren

Ziekenhuizen en zorginstellingen staan voor unieke uitdagingen als het gaat om ruimteplanning. Patiëntbehoeften fluctueren, personeelsniveaus variëren, en verschillende delen van een ziekenhuis vereisen sterk uiteenlopende indelingen. Tegelijkertijd leiden onderbenutte ruimtes tot inefficiënties, hogere kosten en gemiste kansen om de zorg te verbeteren.

Recente gegevens suggereren dat de ruimte in de zorg niet altijd effectief wordt gebruikt.

“Ruimtebenutting in ziekenhuizen is met 28% afgenomen na de pandemie, grotendeels door de toename van telemedicine en verschuivingen in patiëntenzorgmodellen.”

• CBRE Global Occupancy Insights 2023

Deze daling biedt ziekenhuizen de kans om opnieuw na te denken over hoe ze ruimte toewijzen. Door gebruik te maken van korte termijn bezettingsstudies, kunnen instellingen ongebruikte ruimtes identificeren, indelingen herconfigureren en ervoor zorgen dat de ruimte efficiënt wordt gebruikt voor zowel personeel als patiënten.

Begrijpen waar ruimte onderbenut is

Het herbestemmen van onderbenutte patiëntenruimten

Niet alle ziekenhuisruimten worden even vaak gebruikt. Sommige afdelingen hebben een constant verloop, terwijl andere ruimtes voor lange periodes leeg staan. De verschuiving naar telemedicine heeft ook het aantal persoonlijke consulten verminderd, waardoor sommige poliklinische ruimtes onderbenut zijn.

Om dit aan te pakken, zouden ziekenhuizen moeten:

• Onderbenutte kamers omzetten in flexibele behandelruimtes die verschillende soorten zorg kunnen accommoderen.
• Wachtruimtes aanpassen op basis van werkelijke bezettingspatronen in plaats van standaard grote, onderbezette ruimtes.
• De toewijzing van inpatient versus outpatient ruimtes heroverwegen om ervoor te zorgen dat de patiëntstroom geoptimaliseerd is.

📌 Voorbeeld: Een middelgroot ziekenhuis voerde een bezettingsstudie van twee weken uit en ontdekte dat een hele vleugel van onderzoeksruimtes slechts op 30% capaciteit werd gebruikt, terwijl de spoedeisende hulp vaak overboekt was. Ze herverdeelden de ruimtes, waardoor de efficiëntie verbeterde zonder de faciliteit te hoeven uitbreiden.

Verbeteren van werkruimtes voor personeel

De efficiëntie van het personeel is direct gekoppeld aan hoe goed hun werkruimtes zijn ontworpen. Veel ziekenhuizen hebben aparte kantoren voor administrateurs, pauzeruimtes die ongebruikt blijven, of verpleegkundige stations die te klein zijn voor de behoeften van het team.

Korte termijn ruimte-studies kunnen onthullen:

• Waar personeel de meeste tijd doorbrengt - en of ruimtes voldoen aan de workflow-eisen.
• Welke werkruimtes onderbenut zijn - zoals te grote administratieve kantoren of zelden gebruikte pauzeruimtes.
• Waar samenwerkingsruimten nodig zijn - zodat artsen, verpleegkundigen en specialisten effectief zorg kunnen coördineren.

📌 Voorbeeld: De spoedeisende hulp van een ziekenhuis ontdekte dat verpleegkundigen zich informeel in de gangen verzamelden door een gebrek aan toegewezen werkruimtes. Na een studie naar ruimtebenutting, maakten ze van een onderbenutte vergaderzaal een flexibele samenwerkingszone voor realtime patiëntbesprekingen.

Balanceren van patiëntenzorg met operationele efficiëntie

Beter gebruik maken van wachtruimtes

Veel wachtkamers in ziekenhuizen zijn ontworpen voor patiëntenvolumes van vóór de pandemie. Echter, veranderingen in planning, telehealth en patiëntstroompatronen betekenen dat deze ruimtes vaak ongebruikt blijven of op bepaalde tijden overvol zijn.

Ziekenhuizen kunnen wachtruimtes verbeteren door:

• De zitplaatsen op maat te maken op basis van werkelijke gebruiksgegevens.
• Aanpasbare ruimtes te creëren die kunnen uitbreiden of krimpen naargelang de veranderende behoeften van patiënten.
• Zorg voor nabijheid tot klinische ruimtes om onnodige beweging binnen de faciliteit te verminderen.

“Veel wachtkamers zijn ontworpen voor meer capaciteit dan nodig is, wat leidt tot verspilde ruimte die voor waardevollere doeleinden kan worden herbestemd.”

• CBRE Global Occupancy Insights 2023

📌 Voorbeeld: Een specialistische kliniek ontdekte dat de hoofdwachtkamer consequent half leeg was, terwijl een nabijgelegen incheckruimte alleen staande capaciteit had. Een korte bezettingsstudie onthulde mogelijkheden om zitplaatsen te herdistribueren en de patiëntstroom te verbeteren.

Uitdagingen en overwegingen

Kosten versus flexibiliteit

Het herontwerpen van ziekenhuisruimtes vereist investering, maar niet alle veranderingen hoeven duur te zijn. Eenvoudige aanpassingen - zoals het herinrichten van onderbenutte kamers of het herschikken van werkplekken - kunnen een aanzienlijke impact hebben zonder hoge renovatiekosten.

Aanpassen aan veranderende zorgtrends

De ruimtebehoeften van ziekenhuizen evolueren voortdurend. Benuttingsstudies moeten periodiek worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat indelingen blijven aansluiten op de behoeften van patiënten en personeel in de loop der tijd.

Q&A: praktische inzichten voor ziekenhuisplanners

V: Hoe kunnen ziekenhuizen ervoor zorgen dat ruimtelijke veranderingen de patiëntenzorg niet verstoren?
A: Begin met kleine, datagestuurde aanpassingen. Test veranderingen eerst in niet-kritieke gebieden en verzamel feedback van het personeel voordat updates in de hele faciliteit worden doorgevoerd.

V: Wat is de beste manier om te meten of een herontwerp werkt?
A: Gebruik voor-en-na bezettingsstudies om bezettingsgraden te vergelijken. Als gerichte gebieden een toename in gebruik zien bij verbeterde efficiëntie, is de verandering succesvol.

V: Hoe vaak moeten ziekenhuizen studies naar ruimtebenutting uitvoeren?
A: Idealiter elke 6-12 maanden, afhankelijk van de grootte van de faciliteit en veranderingen in de patiëntstroom. Als er nieuwe zorgprogramma’s of operationele verschuivingen plaatsvinden, moeten studies eerder gedaan worden.

Waarom bezettingsgegevens essentieel zijn voor ziekenhuis efficiëntie

Zorginstellingen moeten de patiëntenzorg, de behoeften van het personeel en de operationele efficiëntie in balans houden - maar zonder gegevens is het moeilijk te weten waar ruimte effectief wordt gebruikt en waar deze wordt verspild.

Dit is waar Vantage Space waarde biedt. In tegenstelling tot op sensor gebaseerde tracking, biedt Vantage Space snelle, door mensen uitgevoerde bezettingsstudies die zowel kwantitatieve gegevens (ruimtebenutting) als kwalitatieve inzichten (hoe ruimtes door personeel en patiënten worden gebruikt) opleveren.

Door het uitvoeren van korte-termijn, visuele observatiestudies kunnen ziekenhuizen:

• Onderbenutte gebieden identificeren die voor patiëntenzorg kunnen worden herbestemd.
• Ervoor zorgen dat personeelswerkruimtes efficiëntie ondersteunen in plaats van knelpunten te creëren.
• De impact van ruimtelijke veranderingen in de tijd meten zonder kostbare langetermijntracking.

Begrijpen hoe de ruimte wordt gebruikt stelt ziekenhuizen in staat om weloverwogen beslissingen te nemen die zowel de patiënttevredenheid als de operationele prestaties verbeteren. En wanneer het zorglandschap weer verschuift, kan een snelle studie de nodige inzichten bieden om efficiënt bij te sturen.

Wilt u de efficiëntie van ziekenhuisruimte verbeteren? Start vandaag nog een bezettingsstudie met Vantage Space.