빈 책상 비용: CRE 리더들이 사무실 공간을 최적화하고 비용을 절감하는 방법

많은 오피스 건물이 절반 이상 비어 있습니다. 직원들은 여전히 일을 하고 있지만, 항상 사무실에서 일하는 것은 아닙니다. 그러나 많은 조직이 계속해서 팬데믹 이전 출근 패턴에 맞춘 비싼 부동산 포트폴리오를 유지하고 있습니다.

“2024년 전 세계적으로 사무실 이용률이 36%로 안정화됨에 따라, CRE 리더들은 공간 관리 방식을 재고해야 합니다.”

• XY Sense 2024년 1분기 보고서

사용하지 않는 책상과 크기가 맞지 않는 사무실은 단순한 공간 낭비 이상입니다. 이는 비즈니스 니즈에 더 이상 맞지 않는 운영 비용을 의미합니다. 기업 부동산(CRE) 리더들에게 도전 과제는 명백합니다 - 비용을 절감하면서 직원들이 출근할 때 적절한 공간을 제공하는 것입니다.

할당된 좌석을 넘어 공간 효율성 측정하기

배정된 책상이 더 이상 표준이 아닌 이유

많은 회사들은 여전히 팬데믹 이전 출근 패턴에 맞춰 직원들에게 책상을 지정하고 있습니다. 그러나 데이터에 따르면 많은 사무실에서 책상이 주중 대부분 비어 있습니다.

CRE 팀은 다음과 같이 해야 합니다:

• 실제 책상 사용을 측정하고 오래된 좌석 배정을 의지하지 않아야 합니다.
• 실용적인 경우 유연한 좌석 배치로 전환해야 합니다.
• 회의실과 공유 공간이 진화하는 협업 요구에 부합하는지 보장해야 합니다.

📌 예시: 한 다국적 기업이 2주 동안 점유 연구를 실시한 결과, 할당된 책상의 40%만이 매일 사용된다는 것을 발견했습니다. 그들은 공유 좌석 모델로 전환하여 총 사무실 공간을 30% 줄이면서도 생산성을 유지했습니다.

협업 공간과 집중 공간의 균형 맞추기

전통적인 책상 사용이 줄어든 반면, 협업 및 회의 공간은 여전히 중요합니다. 직원들은 오피스에 오직 팀워크, 브레인스토밍, 고객 회의를 위해 오며, 단지 책상에 앉기 위해서는 아닙니다.

CRE 리더들은:

• 직원들이 가장 많이 사용하는 공간인 책상, 회의실, 비공식 구역을 평가해야 합니다.
• 협업 구역이 다양한 유형의 업무를 지원하는지 (소규모 팀 회의, 하이브리드 콜, 집중 업무) 확인해야 합니다.
• 실제 사용 패턴에 따라 회의실 크기 최적화해야 합니다.

📌 예시: 한 금융 서비스 회사는 큰 회의실이 자주 예약되지만 거의 꽉 차지 않음을 발견했습니다. 더 작고 중간 크기의 회의실로 공간을 재구성하여 가용성을 높이고 낭비된 공간을 줄였습니다.

CRE 리더들을 위한 비용 절감 전략

사용되지 않는 사무실 공간 통합

대규모 부동산 포트폴리오를 가진 기업에게는 통합이 큰 비용 절감을 제공할 수 있습니다. 그러나 사무실을 닫거나 공간을 줄이는 것은 점유 데이터를 사용하여 전략적으로 이루어져야 합니다.

이를 효과적으로 수행하려면:

• 지속적으로 낮은 활용률로 운영되는 위치를 식별해야 합니다.
• 유휴 건물을 유지하기보다는 공유 위성 사무실이나 코워킹 스페이스를 고려해야 합니다.
• 장기 임대 변경을 하기 전에 공간 축소를 시험 운영해야 합니다.

“43%의 기업이 3년 이내에 사무실 공간을 30% 이상 줄일 계획입니다.”

• CBRE 글로벌 작업장 인사이트 2024

더 나은 책상 예약 시스템 구현

핫데스킹과 하이브리드 좌석 배치는 가능하지만, 직원들이 필요할 때 쉽게 공간을 찾고 예약할 수 있어야 합니다.

성공적인 구현은 다음을 포함합니다:

• 책상 공유 및 예약에 대한 명확한 정책을 수립합니다.
• 직원들이 선호하는 공간을 추적합니다.
• 실제 예약 패턴에 맞춰 레이아웃을 조정합니다.

📌 예시: 글로벌 기술 회사는 점유 데이터를 사용하여 책상 예약 전략을 개선했습니다. 직원 출석 경향에 맞춰 책상 가용성을 조성함으로써 효율성을 높이고 좌석 부족에 대한 불만을 줄였습니다.

Q&A: CRE 리더들을 위한 실용적인 인사이트

Q: CRE 리더들이 비용 절감과 직원 경험의 균형을 어떻게 맞출 수 있나요?
A: 데이터를 사용하여 공간을 최적화하고 전면적인 감축 대신에 진행하세요. 직원들이 출근할 때 잘 설계된 공간이 여전히 필요하므로, 꼭 필요한 업무 공간이 아닌 사용되지 않는 영역에 집중하십시오.

Q: 사무실 공간을 줄였는데 나중에 더 필요하면 어떻게 하나요?
A: 축소를 우선적으로 시험하십시오. 단기 점유 연구가 영구 부동산 결정 전에 변화를 테스트하는 데 도움이 될 수 있습니다. 또한, 유연한 임대 옵션은 필요에 따라 공간 수용에 변화를 주는 완충 역할을 제공할 수 있습니다.

Q: 회사는 공간 활용을 얼마나 자주 재평가해야 하나요?
A: 이상적으로는 6-12개월마다입니다. 하이브리드 업무가 진화하면서 직원 출근 패턴도 변화합니다. 정기적인 점유 연구는 실제 필요에 맞춰 공간을 보장하는 데 도움이 됩니다.

CRE 비용 절감을 위한 점유 데이터의 중요성

생산성을 방해하지 않고 부동산 비용을 줄이려면 단순히 사무실을 축소하는 것 이상이 필요합니다. CRE 팀은 직원들이 실제로 공간을 어떻게 사용하고 있는지에 대한 정확하고 최신의 데이터가 필요합니다.

이것이 Vantage Space가 가치를 제공하는 곳입니다. 장기간 센서 기반 추적과 달리, Vantage Space는 신속하고 사람 중심의 점유 연구를 제공하여 공간 사용에 대한 정량적 데이터와 직원들이 그런 공간에서 어떻게 상호작용하는지에 대한 정성적 인사이트를 제공합니다.

즉시 점유 연구를 수행함으로써, CRE 팀은:

• 비용이 많이 드는 임대 결정 전에 사용되지 않는 사무실 공간을 식별할 수 있습니다.
• 공간 축소가 실제 직원 행동과 일치하는지 보장할 수 있습니다.
• 새로운 작업 공간 전략을 테스트하고 실제 데이터를 바탕으로 조정할 수 있습니다.

올바른 인사이트를 가지고, 기업은 직원 니즈를 지원하는 오피스 환경을 유지하면서 비용을 절감할 수 있습니다.

귀사의 오피스 공간을 최적화하고자 하십니까? Vantage Space와 함께 점유 연구를 시작하세요.