스마트 빌딩이 필요한가, 혹은 스마트 데이터가 필요한가?

일부 부동산 리더들은 완전 자동화된 “스마트” 빌딩을 목표로 합니다. 그들은 센서가 모든 구석에서 24/7 점유를 추적하고 환경을 즉각 조정하는 것을 상상합니다. 그 정도 수준의 데이터가 유용할 수는 있지만, 항상 실용적인 것은 아닙니다. 진짜 질문은 계속적인 모니터링이 필요한가, 아니면 주기적, 인간 주도의 점유 연구를 통해 공간 사용을 개선할 수 있는 충분한 통찰을 얻을 수 있는가 하는 것입니다.

“점유 벤치마킹 및 메트릭 추적은 더 최적화된 부동산 포트폴리오의 첫 번째 단계입니다.”

• 점유 벤치마킹 가이드, JLL 2018-2019

지속적인 모니터링의 매력

실시간 데이터, 실제 과제

대규모로 센서를 배치하는 것은 예산을 압박할 수 있습니다. 대규모 사무실이나 캠퍼스는 수천 개의 센서와 데이터를 처리할 전용 시스템이 필요할 수 있습니다. 목표가 단순히 오후 대부분의 시간 동안 빈 책상을 찾거나 사용되지 않는 회의실 수를 확인하는 것이라면, 상시 추적은 과도할 수 있습니다.

대규모 시스템 유지

센서 기반 솔루션은 지속적인 보정, 네트워크 지원 및 데이터 관리가 필요합니다. 시설 관리자는 이러한 시스템의 복잡성이 실제로 필요로 하는 부동산 규모 축소, 리모델링, 또는 책상 공유 정책 결정보다 더 복잡하다는 것을 알게 됩니다. 많은 경우, 지속적인 데이터는 잡음이 되기도 합니다.

주기적인 통찰이 충분할 때

집중된 노력, 구체적인 결과

단기 점유 연구는 일반적인 근무 주기(1~4주) 동안 실제 사용을 포착합니다. 관측자나 파트타임 데이터 수집원이 각 공간을 사용하는 인원 수와 활동 유형(집중 작업, 소규모 그룹 협력, 전화 통화)을 기록합니다. 이러한 스냅샷은 어느 영역이 초과 사용되며 어느 곳이 비어 있는지를 보여줍니다.

이 인용문은 센서에 대해 이야기하지만, 일정 기간 동안 활용도를 측정하는 원칙은 단기 관찰 연구에도 적용됩니다. 지속적인 하드웨어 설치 없이도 점유 수준과 사용 패턴과 같은 많은 데이터를 수집할 수 있습니다.

더 깊은 문맥 추가

관찰자는 사람들이 어떻게 공간을 사용하는지 및 그 기능을 실제로 지원하는지 기록할 수 있습니다. 허들 룸이 완전히 예약되어 직원이 노트북을 들고 복도에 서 있는가? 큰 회의실은 비어있는데 작은 회의실은 항상 꽉 차 있는가? 단기 관찰은 이러한 역학을 센서의 원시 계수보다 명확하게 드러냅니다.

스냅샷 데이터를 활용하는 실질적인 방법

1. 이용되지 않는 영역 재구성
   사용 데이터가 특정 오픈 플랜 섹션이 지속적으로 비어 있음을 보여준다면, 이를 협업 라운지나 전화 부스로 재구성할 수 있습니다.

2. 책상 공유 정책 개선
   다른 날의 점유 패턴을 비교하여 총 책상 수를 줄이거나 핫데스킹 스테이션을 더 많이 만들 수 있는지 알게 됩니다. 이 단계는 사무실의 대규모 부분이 드물게 꽉 차 있을 경우 부동산 비용 절감을 의미합니다.

3. 회의실 크기 재고
   관찰 데이터를 통해 큰 회의실이 반쯤 사용되는지 여부를 강조할 수 있습니다. 작은 회의실이 계속 초과되면, 큰 방을 여러 작은 공간으로 나눌 때일지도 모릅니다.

한계

물론, 스냅샷은 연중 변동을 포착하지 못할 수 있습니다. 대학 캠퍼스는 시험 주와 일반 수업일에 다른 사용을 보입니다. 기업 사무실은 분기 말에 더 바쁠 수 있습니다. 지속적인 하드웨어 설치 대신 다른 시간대에 추가 단기 연구를 실행하여 이 문제를 해결할 수 있습니다.

Q&A: 점유 연구 계획하기

Q: 여러 층이나 팀을 어떻게 처리하나요?
A: 만성적인 방 부족과 같은 가장 큰 문제를 일으키는 층이나 팀부터 시작하세요. 부서 간 큰 차이를 보면 추가 영역으로 확장하십시오.

Q: 가끔하는 연구가 예기치 않은 급격한 변화를 놓치나요?
A: 그럴 수 있습니다. 사무실이 극적인 계절적 변동을 경험한다면, 여러 스냅샷 간격을 계획하세요. 특정 주나 달이 비정형적인 것 같다면, 목표한 “미니 스터디”를 수행할 수 있습니다.

Q: 각 영역을 관찰하기 위해 전문 직원이 필요한가요?
A: 꼭 그렇지는 않습니다. 많은 조직이 명확한 체크리스트를 가진 자원봉사자나 파트타임 관찰자를 활용합니다. 중요한 것은 일관성입니다: 동일한 점유 정의, 동일한 데이터 기록 방법.

Vantage Space의 역할

Vantage Space는 장기 센서 설치 없이 의미 있는 점유 통찰력을 얻고자 하는 조직에 적합합니다. 이를 통해 다음을 할 수 있습니다:

• 단기 연구를 신속하고 쉽게 실행하며, 휴대 기기 외에 하드웨어가 필요 없습니다.
• 협업, 조용한 집중, 다양한 작업에 공간이 사용되는지와 같은 정량적 및 정성적 데이터를 수집할 수 있습니다.
• 연구하는 기간 동안만 비용을 지불하여 지속적인 비용을 피할 수 있습니다.

센서 기반 솔루션은 특히 실시간 건물 관리나 24/7 운영이 필요한 경우 일부 시나리오에서 강력할 수 있습니다. 그러나 사무실 크기를 재조정하고, 사용되지 않는 공간을 찾아내고, 직원들의 실제 업무 스타일을 지원하는 것이 핵심 목표인 경우 상시 스마트 빌딩이 아닌 스마트 데이터만 필요할 수 있습니다.

주기적인 스냅샷은 중요한 부동산 결정을 안내하기에 충분할 수 있습니다. 실제 질문에 집중함으로써 - 어떤 공간이 붐비고, 어떤 공간이 비어 있으며 그 이유는 무엇인지 - 주요 효율성을 얻고, 여러분의 팀의 요구를 진정으로 충족시키는 작업 공간을 만들어 나갈 수 있습니다.

시작하고 싶으신가요? 단일 Vantage Space 연구는 직원들이 각 구역을 어떻게 사용하는지 그리고 어디에서 레이아웃을 최적화할 수 있는지를 공개할 수 있습니다. 이는 무엇이 중요한지에 대한 정보를 중심으로 의사 결정을 내릴 수 있는 저비용, 고가치 접근 방식입니다.