Heb je een slim gebouw nodig of gewoon slimme gegevens?

Sommige vastgoedleiders streven naar volledig geautomatiseerde “slimme” gebouwen. Ze stellen zich sensoren in elke hoek voor die 24/7 bezetting volgen en de omgeving direct aanpassen. Hoewel dat niveau van gegevens nuttig kan zijn, is het niet altijd praktisch. De echte vraag is of je constante monitoring nodig hebt of dat periodieke, door mensen uitgevoerde bezettingsstudies genoeg inzicht kunnen bieden om het ruimtegebruik te verbeteren.

“Bezettingsbenchmarking en -statistieken bijhouden is de eerste stap naar een optimalere vastgoedportefeuille.”

• Occupancy Benchmarking Guide, JLL 2018-2019

De aantrekkingskracht van continue monitoring

Real-time gegevens, echte uitdagingen

Het inzetten van sensoren op grote schaal kan budgetten onder druk zetten. Grote kantoren of campussen kunnen duizenden sensoren en een toegewijd systeem vereisen om de gegevens te verwerken. Als je doel simpelweg is om te bepalen welke bureaus de meeste middagen leeg staan of hoeveel vergaderruimtes ongebruikt blijven, kan fulltime tracking overbodig zijn.

Een massief systeem onderhouden

Sensorgebaseerde oplossingen vereisen voortdurende kalibratie, netwerksupport en gegevensbeheer. Facilitair managers ontdekken vaak dat de complexiteit van deze systemen de daadwerkelijke beslissingen overschaduwt die ze moeten nemen over vastgoedafstoting, verbouwingen, of beleid voor het delen van bureaus. Voor velen wordt continue data meer ruis dan signaal.

Waarom periodieke inzichten voldoende kunnen zijn

Gerichte inspanning, concrete resultaten

Korte termijn bezettingsstudies leggen het werkelijke gebruik in een typische werkcyclus (één tot vier weken) vast. Observanten of parttime gegevensverzamelaars noteren hoeveel mensen elke ruimte gebruiken, plus de soorten activiteiten (geconcentreerd werk, kleine groepssamenwerking, of telefoongesprekken). Deze momentopnamen laten nog steeds zien welke gebieden overbezet zijn en welke leeg staan.

Hoewel dit citaat over sensoren spreekt, geldt het principe van meetgebruik over een bepaalde periode net zo goed voor korte observatiestudies. Je kunt veel van dezelfde gegevens verzamelen - bezettingsniveaus en gebruikspatronen - zonder permanente hardware te installeren.

Dieper context toevoegen

Een observator kan hoe mensen een ruimte gebruiken vastleggen en of het die functie daadwerkelijk ondersteunt. Staan werknemers met hun laptops in een gang omdat huddle rooms volgeboekt zijn? Zijn grote vergaderzalen leeg terwijl kleinere kamers altijd overbezet zijn? Korte termijn observaties onthullen deze dynamiek duidelijker dan pure sensorgegevens.

Praktische manieren om momentopnamegegevens te benutten

1. Herconfigureer onderbenutte gebieden
   Als gebruiksgegevens laten zien dat bepaalde open plan secties consequent leeg zijn, kun je ze herinrichten tot samenwerkingsruimtes of telefooncabines.

2. Verfijn beleid voor het delen van bureaus
   Door bezettingspatronen op verschillende dagen te vergelijken, weet je of je het totale aantal bureaus kunt verminderen of meer flexplekken kunt creëren. Deze stap bespaart vastgoedkosten als grote delen van het kantoor zelden volledig bezet zijn.

3. Herzie de grootte van vergaderruimtes
   Observatiegegevens kunnen aantonen of grote vergaderruimtes halfgebruikt blijven. Als kleinere ruimtes altijd vol zijn, is het wellicht tijd om een grote ruimte op te splitsen in meerdere kleinere ruimtes.

Beperkingen

Natuurlijk kan een momentopname geen schommelingen het hele jaar vastleggen. Een universiteitscampus ziet ander gebruik in examendagen versus gewone lessen. Een zakelijk kantoor kan drukker zijn aan het einde van een kwartaal. Dit kun je aanpakken door extra korte studies op verschillende momenten uit te voeren, in plaats van continue hardware te installeren.

V&A: het plannen van je bezettingsstudie

V: Hoe verwerken we meerdere verdiepingen of teams?
A: Begin met de verdiepingen of teams die de grootste knelpunten veroorzaken, zoals chronisch tekort aan kamers. Breid uit naar extra gebieden als je grote verschillen tussen afdelingen ziet.

V: Zullen incidentele studies onverwachte pieken missen?
A: Dat zou kunnen. Als je kantoor dramatische seizoenspiek ervaart, plan dan meerdere momenten voor momentopnamen. Je kunt ook gerichte ‘mini-studies’ uitvoeren als je vermoedt dat een specifieke week of maand atypisch is.

V: Hebben we gespecialiseerd personeel nodig om elk gebied te observeren?
A: Niet per se. Veel organisaties schakelen vrijwilligers of parttime observanten in met een duidelijke checklist. De sleutel is consistentie: dezelfde definities van bezetting, dezelfde methode om gegevens te loggen.

Hoe Vantage Space past

Vantage Space is perfect voor organisaties die betekenisvolle bezettingsinzichten willen zonder langetermijn sensorinstallaties. Het stelt je in staat om:

• Snel en eenvoudig korte-termijnstudies te doen, zonder andere hardware dan mobiele apparaten.
• Zowel kwantitatieve als kwalitatieve gegevens te verzamelen, zoals of een ruimte wordt gebruikt voor samenwerking, stille focus, of gemengde taken.
• Alleen te betalen voor de periodes waarin je onderzoekt, waardoor voortdurende kosten worden vermeden.

Sensorgebaseerde oplossingen kunnen krachtig zijn in bepaalde scenario’s, vooral als je realtime gebouwbeheer nodig hebt of een 24/7 operatie hebt. Maar als je kernobjective is om het kantoor in een goede afmeting te maken, niet-gebruikte ruimte te identificeren en de werkstijlen van je werknemers te ondersteunen, heb je mogelijk alleen slimme gegevens nodig - niet een volledig slim gebouw.

Periodieke momentopnamen kunnen meer dan genoeg zijn om belangrijke vastgoedbeslissingen te leiden. Door de focus te leggen op de daadwerkelijke vragen - welke ruimten zijn drukbezet, welke zijn leeg, en waarom - kun je grote efficienciewinsten behalen en een werkplek creëren die echt aan de behoeften van je team voldoet.

Wil je starten? Een enkele Vantage Space-studie kan onthullen hoe werknemers elke ruimte gebruiken en waar je je lay-out kunt optimaliseren. Het is een benadering met weinig overhead en veel waarde, die je aandacht richt op wat ertoe doet: het nemen van geïnformeerde beslissingen voor betere werkplekken.