Brauchen Sie ein intelligentes Gebäude oder nur intelligente Daten?

Einige Immobilienverantwortliche streben nach vollautomatisierten “intelligenten” Gebäuden. Sie stellen sich vor, dass in jeder Ecke Sensoren vorhanden sind, die rund um die Uhr die Belegung verfolgen und das Umfeld sofort anpassen. Während dieses Datenlevel nützlich sein kann, ist es nicht immer praktikabel. Die eigentliche Frage ist, ob Sie ständige Überwachung benötigen oder ob periodische, menschlich geführte Belegungsstudien genügend Einblicke bieten können, um die Raumnutzung zu verbessern.

„Die Verfolgung von Belegungsbenchmarks und Metriken ist der erste Schritt zu einem optimierten Immobilienportfolio.“

• Occupancy Benchmarking Guide, JLL 2018-2019

Der Reiz der kontinuierlichen Überwachung

Echtzeitdaten, echte Herausforderungen

Der Einsatz von Sensoren im großen Maßstab kann das Budget belasten. Große Büros oder Campus könnten Tausende von Sensoren sowie ein spezielles System zur Datenverarbeitung benötigen. Wenn Ihr Ziel einfach darin besteht, festzustellen, welche Schreibtische an den meisten Nachmittagen leer stehen oder wie viele Besprechungsräume ungenutzt bleiben, könnte eine permanente Überwachung übertrieben sein.

Wartung eines riesigen Systems

Sensorbasierte Lösungen erfordern fortlaufende Kalibrierung, Netzwerkunterstützung und Datenmanagement. Facility Manager stellen oft fest, dass die Komplexität dieser Systeme die eigentlichen Entscheidungen, die sie über Immobilienverkleinerung, Umgestaltung oder Schreibtischnutzungsrichtlinien treffen müssen, in den Schatten stellt. Für viele werden kontinuierliche Daten eher zum Rauschen als zum Signal.

Warum periodische Einblicke ausreichen können

Fokussierter Aufwand, greifbare Ergebnisse

Kurzzeitbelegungsstudien erfassen die tatsächliche Nutzung in einem typischen Arbeitszyklus (ein bis vier Wochen). Beobachter oder Teilzeit-Datensammler notieren, wie viele Personen jeden Raum nutzen, sowie die Arten von Aktivitäten (konzentrierte Arbeit, kleine Gruppenarbeit oder Telefonate). Diese Momentaufnahmen zeigen immer noch, welche Bereiche überbelegt sind und welche leer stehen.

Obwohl sich dieses Zitat auf Sensoren bezieht, gilt das Prinzip der Nutzungsmessung über einen festgelegten Zeitraum genauso gut für kurze Beobachtungsstudien. Sie können viele der gleichen Daten sammeln – Belegungsgrade und Nutzungsmuster – ohne dauerhafte Hardware zu installieren.

Hinzufügen tieferer Kontexte

Ein Beobachter kann aufzeichnen, wie Menschen einen Raum nutzen und ob er tatsächlich diese Funktion unterstützt. Stehen Mitarbeiter in einem Flur mit ihren Laptops, weil die Teamräume komplett ausgebucht sind? Sind große Konferenzräume leer, während kleinere Räume immer überfüllt sind? Kurzzeitbeobachtungen decken diese Dynamiken deutlicher auf als rohe Sensorzählungen.

Praktische Möglichkeiten zur Nutzung von Momentaufnahmedaten

1. Neukonfiguration ungenutzter Bereiche
   Zeigt die Nutzungsdatenerhebung, dass bestimmte offene Planabschnitte konstant leer sind, können Sie diese in kollaborative Lounges oder Telefonkabinen umwandeln.

2. Verfeinerung der Schreibtischnutzungsrichtlinien
   Indem Sie Belegungsmuster an verschiedenen Tagen vergleichen, wissen Sie, ob Sie die Gesamtanzahl der Schreibtische reduzieren oder mehr Hot-Desking-Stationen schaffen können. Dieser Schritt senkt die Immobilienkosten, wenn große Teile des Büros selten voll ausgelastet sind.

3. Überdenken der Besprechungsraumgrößen
   Beobachtungsdaten können aufzeigen, ob große Sitzungsräume nur halb genutzt werden. Wenn die kleineren ständig überfüllt sind, könnte es an der Zeit sein, einen großen Raum in mehrere kleinere zu unterteilen.

Einschränkungen

Natürlich kann eine Momentaufnahme nicht die ganzjährigen Schwankungen erfassen. Ein Universitätscampus weist in Prüfungswochen eine andere Nutzung auf als an regulären Unterrichtstagen. Ein Unternehmensbüro ist möglicherweise am Quartalsende geschäftiger. Dies lässt sich durch zusätzliche Kurzstudien zu verschiedenen Zeiten angehen, anstatt dauerhaft Hardware zu installieren.

Fragen und Antworten: Planung Ihrer Belegungsstudie

F: Wie gehen wir mit mehreren Etagen oder Teams um?
A: Beginnen Sie mit den Etagen oder Teams, die die größten Probleme schaffen, wie chronische Raummängel. Erweitern Sie auf zusätzliche Bereiche, wenn Sie große Unterschiede zwischen den Abteilungen feststellen.

F: Werden gelegentliche Studien unerwartete Spitzen verpassen?
A: Sie könnten. Wenn Ihr Büro drastische saisonale Spitzen erlebt, planen Sie mehrere Momentaufnahmen. Sie können auch gezielte „Mini-Studien“ durchführen, wenn Sie vermuten, dass eine bestimmte Woche oder ein bestimmter Monat untypisch ist.

F: Benötigen wir spezialisiertes Personal, um jeden Bereich zu beobachten?
A: Nicht unbedingt. Viele Organisationen rekrutieren Freiwillige oder Teilzeitbeobachter mit einer klaren Checkliste. Der Schlüssel ist Konsistenz: gleiche Definitionen von Belegung, gleiche Methode zur Datenprotokollierung.

Wie Vantage Space passt

Vantage Space ist perfekt für Organisationen geeignet, die bedeutende Belegungsinformationen ohne langfristige Sensorinstallationen wünschen. Es unterstützt Sie dabei:

• Kurzzeitstudien schnell und einfach durchzuführen, ohne weitere Hardware als mobile Geräte.
• Sowohl quantitative als auch qualitative Daten zu sammeln, z. B. ob ein Raum für Zusammenarbeit, konzentrierte Arbeit oder gemischte Aufgaben genutzt wird.
• Nur für die Studienzeiträume zu zahlen, ohne laufende Gebühren.

Sensorbasierte Lösungen können in bestimmten Szenarien leistungsstark sein, insbesondere wenn Sie ein Gebäude in Echtzeit verwalten oder einen 24/7 Betrieb haben. Aber wenn Ihr Hauptziel darin besteht, das Büro zu optimieren, ungenutzte Räume zu identifizieren und die tatsächlichen Arbeitsstile Ihrer Mitarbeiter zu unterstützen, benötigen Sie möglicherweise nur intelligente Daten - nicht ein dauerhaft intelligentes Gebäude.

Periodische Momentaufnahmen können mehr als ausreichend sein, um wichtige Immobilienentscheidungen zu leiten. Indem Sie sich auf die echten Fragen konzentrieren – welche Räume überfüllt sind, welche leer und warum – können Sie erhebliche Effizienzgewinne freischalten und einen Arbeitsplatz schaffen, der den Bedürfnissen Ihres Teams wirklich entspricht.

Möchten Sie loslegen? Eine einzige Vantage Space-Studie kann aufzeigen, wie Mitarbeiter jeden Bereich nutzen und wo Sie Ihr Layout optimieren können. Es ist ein kostengünstiger, wertintensiver Ansatz, der Ihre Aufmerksamkeit auf das lenkt, was zählt: fundierte Entscheidungen für bessere Arbeitsplätze zu treffen.