Hai bisogno di un edificio intelligente o solo di dati intelligenti?

Alcuni leader nel settore immobiliare mirano a edifici completamente automatizzati e “intelligenti”. Immaginano sensori in ogni angolo che tracciano l’occupazione 24 ore su 24, 7 giorni su 7, e regolano l’ambiente istantaneamente. Anche se quel livello di dati può essere utile, non è sempre pratico. La vera domanda è se hai bisogno di un monitoraggio costante o se studi di occupazione periodici condotti da persone possono fornire abbastanza informazioni per migliorare l’uso degli spazi.

“Il monitoraggio dell’occupazione e dei parametri di riferimento è il primo passo verso un portafoglio immobiliare più ottimizzato.”

• Guida al Benchmarking dell’Occupazione, JLL 2018-2019

Il fascino del monitoraggio continuo

Dati in tempo reale, vere sfide

Distribuire sensori su larga scala può mettere a dura prova i budget. Grandi uffici o campus potrebbero richiedere migliaia di sensori più un sistema dedicato ad elaborare i dati. Se il tuo obiettivo è semplicemente determinare quali scrivanie sono vuote la maggior parte dei pomeriggi o quante sale riunioni sono inutilizzate, il tracciamento a tempo pieno potrebbe risultare eccessivo.

Mantenere un sistema massiccio

Le soluzioni basate su sensori richiedono calibrazione continua, supporto della rete e gestione dei dati. I responsabili delle strutture spesso scoprono che la complessità di questi sistemi prevale sulle decisioni effettive che devono prendere riguardo la riduzione del patrimonio immobiliare, la ristrutturazione o le politiche di condivisione delle scrivanie. Per molti, dati continui diventano più rumore che segnale.

Perché le intuizioni periodiche possono essere sufficienti

Sforzo mirato, risultati concreti

Gli studi di occupazione a breve termine catturano l’uso effettivo in un ciclo lavorativo tipico (da una a quattro settimane). Osservatori o raccoglitori di dati part-time annotano quante persone usano ciascuno spazio, oltre ai tipi di attività (lavoro individuale, collaborazione in piccoli gruppi o telefonate). Questi snapshot mostrano comunque quali aree sono sovraffollate e quali sono vuote.

Mentre questa citazione parla di sensori, il principio di misurare l’utilizzo su un determinato periodo si applica altrettanto bene agli studi osservazionali brevi. Puoi raccogliere molti degli stessi dati - livelli di occupazione e modelli di utilizzo - senza installare hardware permanente.

Aggiungere un contesto più profondo

Un osservatore può registrare come le persone utilizzano uno spazio e se effettivamente supporta quella funzione. I dipendenti stanno in piedi in un corridoio con i loro laptop perché le sale riunioni sono completamente prenotate? Le grandi sale conferenze sono vuote mentre le sale più piccole sono sempre piene? L’osservazione a breve termine rivela queste dinamiche più chiaramente dei semplici conteggi grezzi dei sensori.

Modi pratici per sfruttare i dati snapshot

1. Riconfigurare le aree sotto utilizzate
   Se i dati di utilizzo mostrano che certe sezioni open-space sono costantemente vuote, puoi riproporle in salotti collaborativi o cabine per telefonate.

2. Raffinare le politiche di condivisione delle scrivanie
   Confrontando i modelli di occupazione in giorni diversi, puoi sapere se puoi ridurre il numero totale di scrivanie o creare più postazioni di lavoro condivise (hot-desking). Questo passaggio riduce i costi immobiliari se grandi porzioni dell’ufficio sono raramente al completo.

3. Ripensare le dimensioni delle sale riunioni
   I dati di osservazione possono evidenziare se le grandi sale riunioni restano mezze vuote. Se quelle più piccole sono sempre piene, potrebbe essere il momento di suddividere una grande sala in più spazi più piccoli.

Limitazioni

Ovviamente, un snapshot potrebbe non catturare le fluttuazioni durante tutto l’anno. Un campus universitario vede un utilizzo diverso nelle settimane di esame rispetto ai giorni di lezione regolari. Un ufficio aziendale potrebbe essere più affollato a fine trimestre. Puoi gestire ciò eseguendo ulteriori studi brevi in momenti diversi, piuttosto che installare hardware continuo.

Domande e Risposte: pianificazione del tuo studio di occupazione

D: Come gestiamo più piani o team?
R: Inizia con i piani o i team che creano i maggiori disagi, come la carenza cronica di stanze. Espandi ad aree aggiuntive se noti grandi differenze tra dipartimenti.

D: Gli studi occasionali potrebbero perdere picchi imprevisti?
R: Potrebbero. Se il tuo ufficio sperimenta picchi stagionali drammatici, pianifica più intervalli snapshot. Puoi anche eseguire “mini-studi” mirati se sospetti che una settimana o un mese particolare siano atipici.

D: Abbiamo bisogno di personale specializzato per osservare ciascuna area?
R: Non necessariamente. Molte organizzazioni arruolano volontari o osservatori part-time con una lista di controllo chiara. La chiave è la coerenza: stesse definizioni di occupazione, stesso metodo di registrazione dei dati.

Come si inserisce Vantage Space

Vantage Space è perfetto per le organizzazioni che desiderano intuizioni significative sull’occupazione senza installazioni di sensori a lungo termine. Ti consente di:

• Eseguire studi a breve termine rapidamente e facilmente, senza hardware oltre ai dispositivi mobili.
• Raccogliere dati sia quantitativi che qualitativi, come se uno spazio sia utilizzato per la collaborazione, il lavoro in concentrazione o compiti misti.
• Pagare solo per i periodi che stai studiando, evitando canoni continuativi.

Le soluzioni basate su sensori possono essere potenti in determinati scenari, specialmente se hai bisogno di una gestione in tempo reale dell’edificio o gestisci un’operazione 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Ma se il tuo obiettivo principale è ottimizzare l’ufficio, identificare spazi sotto-utilizzati e supportare gli stili di lavoro effettivi dei tuoi dipendenti, potresti aver bisogno solo di dati intelligenti - non di un edificio intelligente a tempo pieno.

Gli snapshot periodici possono essere più che sufficienti per guidare decisioni critiche in campo immobiliare. Concentrandoti sulle domande reali - quali spazi sono affollati, quali sono vuoti e perché - puoi sbloccare importanti guadagni di efficienza e creare un ambiente di lavoro che soddisfi veramente le esigenze del tuo team.

Pronto per iniziare? Uno studio con Vantage Space può rivelare come i dipendenti stanno utilizzando ciascuna area e dove puoi ottimizzare il tuo layout. È un approccio a basso costo ma ad alto valore che mantiene la tua attenzione su ciò che conta: prendere decisioni informate per migliorare i luoghi di lavoro.