Avez-vous besoin d’un bâtiment intelligent ou simplement de données intelligentes ?

Certains dirigeants de l’immobilier visent des bâtiments complètement automatisés et “intelligents”. Ils imaginent des capteurs à chaque coin, contrôlant l’occupation 24/7 et ajustant l’environnement instantanément. Bien que ce niveau de données puisse être utile, il n’est pas toujours pratique. La véritable question est de savoir si vous avez besoin d’une surveillance constante ou si des études d’occupation périodiques menées par l’homme peuvent fournir suffisamment d’informations pour améliorer l’utilisation de l’espace.

“Suivre les métriques et les références d’occupation est le premier pas vers un portefeuille immobilier plus optimisé.”

• Guide de Référence d’Occupation, JLL 2018-2019

L’attrait de la surveillance continue

Données en temps réel, défis réels

Déployer des capteurs à grande échelle peut peser sur les budgets. De grands bureaux ou campus pourraient nécessiter des milliers de capteurs ainsi qu’un système dédié pour traiter les données. Si votre objectif est simplement de déterminer quels bureaux sont vides la plupart des après-midis ou combien de salles de réunion ne sont pas utilisées, un suivi en continu peut être excessif.

Entretenir un système massif

Les solutions basées sur des capteurs nécessitent une calibration continue, un support réseau, et une gestion des données. Les responsables des installations découvrent souvent que la complexité de ces systèmes éclipse les véritables décisions qu’ils doivent prendre sur la réduction de la taille du parc immobilier, le remodelage, ou les politiques de partage des bureaux. Pour beaucoup, les données continues deviennent plus un bruit qu’un signal.

Pourquoi des aperçus périodiques peuvent suffire

Effort ciblé, résultats concrets

Les études d’occupation à court terme capturent l’utilisation réelle lors d’un cycle de travail typique (une à quatre semaines). Des observateurs ou des collecteurs de données à temps partiel notent combien de personnes utilisent chaque espace et les types d’activités (travail concentré, collaboration en petit groupe, ou appels téléphoniques). Ces instantanés montrent toujours quelles zones sont sursouscrites et lesquelles restent vides.

Bien que cette citation parle de capteurs, le principe de mesurer l’utilisation sur une période définie s’applique aussi bien aux études d’observation courtes. Vous pouvez recueillir une grande partie des mêmes données - niveaux d’occupation et rythmes d’utilisation - sans installer de matériel permanent.

Ajouter un contexte plus profond

Un observateur peut enregistrer comment les gens utilisent un espace et si celui-ci soutient réellement cette fonction. Les employés se tiennent-ils dans un couloir avec leurs ordinateurs portables parce que les salles de réunion sont toutes réservées ? Les grandes salles de conférence restent-elles vides tandis que les petites salles sont toujours surchargées ? Les observations à court terme révèlent ces dynamiques plus clairement que les simples comptes de capteurs.

Moyens pratiques de tirer parti des données instantanées

1. Reconfigurer les zones sous-utilisées
   Si les données d’utilisation montrent que certaines sections en plan ouvert sont systématiquement vides, vous pouvez les réaffecter en salons collaboratifs ou cabines téléphoniques.

2. Affiner les politiques de partage de bureau
   En comparant les rythmes d’occupation à différents jours, vous saurez si vous pouvez réduire le nombre total de bureaux ou créer plus de stations de travail partagé. Cette étape réduit les coûts immobiliers si de grandes parties du bureau sont rarement pleines.

3. Repenser la taille des salles de réunion
   Les données d’observation peuvent souligner si les grandes salles de réunion ne sont utilisées qu’à moitié. Si les petites salles débordent, il pourrait être temps de subdiviser une grande salle en plusieurs espaces plus petits.

Limitations

Bien sûr, un instantané peut ne pas capturer les fluctuations annuelles. Un campus universitaire voit une utilisation différente pendant les semaines d’examen par rapport aux jours de cours réguliers. Un bureau d’entreprise peut être plus occupé à la fin du trimestre. Vous pouvez gérer cela en menant des études courtes supplémentaires à différents moments, plutôt que d’installer un matériel en continu.

Questions-Réponses : planifier votre étude d’occupation

Q: Comment gérons-nous plusieurs étages ou équipes ?
R: Commencez avec les étages ou les équipes qui créent les plus gros points de douleur, comme les pénuries chroniques de salles. Élargissez à d’autres zones si vous constatez de grandes différences entre les départements.

Q: Les études occasionnelles manqueront-elles les pics inattendus ?
R: C’est possible. Si votre bureau connaît des pics saisonniers importants, planifiez plusieurs intervalles d’instantané. Vous pouvez également mener des “mini-études” ciblées si vous soupçonnez qu’une semaine ou un mois particulier est atypique.

Q: Avons-nous besoin de personnel spécialisé pour observer chaque zone ?
R: Pas nécessairement. De nombreuses organisations font appel à des bénévoles ou des observateurs à temps partiel avec une liste de contrôle claire. La clé est la cohérence : mêmes définitions d’occupation, même méthode de consignation des données.

Comment Vantage Space s’intègre

Vantage Space est parfait pour les organisations qui veulent des aperçus d’occupation significatifs sans installations de capteurs à long terme. Il vous permet de :

• Mener des études à court terme rapidement et facilement, sans matériel autre que des appareils mobiles.
• Recueillir des données quantitatives et qualitatives, comme si un espace est utilisé pour de la collaboration, du travail concentré ou des tâches mixtes.
• Payer uniquement pour les périodes étudiées, évitant les frais continus.

Les solutions basées sur des capteurs peuvent être puissantes dans certains scénarios, surtout si vous avez besoin de gestion de bâtiment en temps réel ou si vous gérez une opération 24/7. Mais si votre objectif principal est de dimensionner correctement le bureau, identifier les espaces sous-utilisés, et soutenir les véritables styles de travail de vos employés, vous n’avez peut-être besoin que de données intelligentes - pas d’un bâtiment intelligent à temps plein.

Les instantanés périodiques peuvent suffire largement à guider les décisions immobilières critiques. En se concentrant sur les véritables questions - quels espaces sont bondés, lesquels sont vides, et pourquoi - vous pouvez obtenir d’importants gains d’efficacité et créer un lieu de travail qui répond vraiment aux besoins de votre équipe.

Prêt à démarrer ? Une seule étude Vantage Space peut révéler comment les employés utilisent chaque espace et où vous pouvez optimiser votre aménagement. C’est une approche à faible charge et à forte valeur qui garde votre attention sur ce qui importe : prendre des décisions éclairées pour des lieux de travail meilleurs.