空席のコスト：CREリーダーがオフィススペースを最適化し、経費を削減する方法

多くのオフィスビルは半分しか埋まっていません。従業員は働いていますが、必ずしもオフィスではないのです。それでもなお、多くの組織はパンデミック前の出席パターンに基づいて設計された高額な不動産ポートフォリオを維持し続けています。

“2024年に世界的に36％のオフィス利用率で安定しているため、CREリーダーはスペースの管理方法を再考する必要があります。”

• XY Sense Q1 2024レポート

使用されていないデスクや大きすぎるオフィスは、単なるスペースの無駄以上のものです。それはビジネスニーズに合わない運用コストを意味します。企業不動産（CRE）リーダーにとって、課題は明白です。コストを削減しつつ、従業員が来たときに必要なスペースを確保すること。

割り当てられた席を超えたスペース効率の測定

なぜ割り当てられたデスクがもはや標準ではないのか

多くの企業はまだパンデミック前の出席パターンに基づいて従業員にデスクを割り当てています。しかし、多くのオフィスでは、デスクが週の大部分で空席であることがデータで示されています。

CREチームが必要なことは：

• 時代遅れの席の割り当てに頼らず、実際のデスク使用状況を測定すること。
• 実用的な場合、柔軟な座席の配置に移行すること。
• ミーティングルームや共有スペースが進化するコラボレーションのニーズに合うようにすること。

📌 例: ある多国籍企業が2週間の占有調査を実施したところ、割り当てられたデスクのうち毎日使用されていたのは40%に過ぎないことが判明しました。これにより、共有座席モデルに移行し、オフィススペース全体を30%削減しつつ、生産性を維持しました。

コラボレーションと集中スペースのバランス

従来のデスク使用が減少している一方で、コラボレーションとミーティングスペースは依然として重要です。従業員はチームワーク、ブレインストーミング、クライアントとの打ち合わせのためにオフィスに来ており、デスクに座るためだけではありません。

CREリーダーは次のことをすべきです：

• どのスペース（デスク、ミーティングルーム、または非公式エリア）が従業員に最も使用されているかを評価すること。
• コラボレーションゾーンが異なるタイプの作業（小規模チームのミーティング、ハイブリッドコール、集中作業）をサポートすることを確認すること。
• 実際の使用パターンに基づいて会議室のサイズを最適化すること。

📌 例: ある金融サービス企業は、大会議室がしばしば予約されても収容人数を満たしていないことを発見しました。スペースを再構成して小規模および中規模の会議室にすることで、可用性を向上させ、スペースの無駄を削減しました。

CREリーダーのためのコスト削減戦略

未使用オフィススペースの統合

広大な不動産ポートフォリオを持つ企業にとって、統合は大きなコスト削減を提供する可能性があります。ただし、オフィスを閉鎖したりスペースを削減したりする際には、占有データを使用して意思決定を導く必要があります。

これを効果的に行うために：

• 持続的に低利用の場所を特定する。
• 未使用のビルを維持する代わりに、共有のサテライトオフィスやコワーキングスペースを検討する。
• 長期リース変更を行う前にスペース削減を試験する。

“43％の企業が、今後3年でオフィススペースを30％以上削減する予定です。”

• CBREグローバル職場インサイト2024

より良いデスク予約システムの導入

ホットデスキングとハイブリッド座席配置は機能しますが、従業員が必要なときに簡単にスペースを見つけて予約できる場合に限ります。

成功した導入には次のことが含まれます：

• デスクの共有と予約に関する明確なポリシー。
• 従業員が利用を希望するスペースの追跡。
• 実際の予約パターンに合わせたレイアウトの調整。

📌 例: あるグローバルテック企業が、占有データを使用してデスク予約戦略を改良しました。デスクの可用性を従業員の出席傾向と一致させることで、効率が上がり、座席不足に関する苦情が減少しました。

CREリーダーのための実用的な洞察：Q&A

Q: CREリーダーはコスト削減と従業員体験をどのようにバランスすればよいですか？
A: スペースを最適化するためにデータを使用し、一律の削減を行わないことです。従業員が来たときに適切に設計されたスペースが必要なので、削減は重要な作業スペースではなく、未使用のエリアに焦点を当てるべきです。

Q: オフィススペースを削減した後に、もっとスペースが必要になった場合はどうしますか？
A: まずは削減を試験することです。短期の占有調査により、永久的な不動産決定を行う前に変更をテストできます。柔軟なリースオプションも、スペースのニーズが変わった場合に備えるクッションとして機能します。

Q: 企業はどのくらいの頻度でスペース利用を再評価すべきですか？
A: 理想的には、6〜12ヶ月ごとです。ハイブリッドワークが進化する中で、従業員の出席パターンも変化します。定期的な占有調査が、スペースが実際のニーズに合っていることを確認するのに役立ちます。

CREのコスト削減に占有データが不可欠な理由

生産性を損なうことなく不動産コストを削減するには、単にオフィスを縮小する以上のものが必要です。CREチームは、従業員が実際にどのようにスペースを利用しているかについて正確で最新のデータを持つ必要があります。

Vantage Spaceが価値を提供するのはこの部分です。長期のセンサーを用いた追跡とは異なり、Vantage Spaceは素早く人が主導する占有調査を提供し、定量データ（スペースの使用法）と定性的な洞察（従業員がそれらのスペースとどのように相互作用するか）の両方を提供します。

スナップショットの占有調査を行うことで、CREチームは：

• 高額なリース決定を下す前に、未使用のオフィススペースを特定できます。
• スペース削減が実際の従業員の行動に一致することを保証できます。
• 新しいワークスペース戦略をテストし、実際のデータに基づいて調整できます。

適切な洞察を持つことで、企業は従業員のニーズをサポートするオフィス環境を維持しながら、コストを削減できます。

オフィスフットプリントの最適化を目指していますか？ 今すぐVantage Spaceで占有調査を始めましょう。