¿Necesitas un edificio inteligente o solo datos inteligentes?

Algunos líderes inmobiliarios aspiran a tener edificios “inteligentes” completamente automatizados. Imaginan sensores en cada esquina, rastreando la ocupación 24/7 y ajustando el entorno al instante. Aunque ese nivel de datos puede ser útil, no siempre es práctico. La verdadera pregunta es si necesitas monitoreo constante o si estudios de ocupación periódicos, liderados por humanos pueden proporcionar la información suficiente para mejorar el uso del espacio.

“El seguimiento de la ocupación y las métricas es el primer paso hacia un portafolio inmobiliario más optimizado.”

• Guía de Benchmarking de Ocupación, JLL 2018-2019

El atractivo del monitoreo continuo

Datos en tiempo real, desafíos reales

Implementar sensores a gran escala puede sobrecargar los presupuestos. Grandes oficinas o campus podrían requerir miles de sensores más un sistema dedicado para procesar los datos. Si tu objetivo es simplemente determinar qué escritorios están vacíos la mayoría de las tardes o cuántas salas de reuniones quedan sin usar, el seguimiento constante puede ser excesivo.

Mantener un sistema masivo

Las soluciones basadas en sensores requieren calibración continua, soporte de red y gestión de datos. Los gerentes de instalaciones a menudo descubren que la complejidad de estos sistemas supera las decisiones reales que necesitan tomar sobre la reducción de bienes raíces, remodelación o políticas de escritorios compartidos. Para muchos, los datos continuos se convierten más en ruido que en señal.

Por qué las ideas periódicas pueden ser suficientes

Esfuerzo enfocado, resultados concretos

Los estudios de ocupación a corto plazo capturan el uso real en un ciclo de trabajo típico (de una a cuatro semanas). Los observadores o recolectores de datos a tiempo parcial anotan cuántas personas usan cada espacio, además de los tipos de actividades (trabajo en silencio, colaboración en pequeños grupos o llamadas telefónicas). Estas instantáneas aún muestran qué áreas están sobresuscritas y cuáles están vacías.

Aunque esta cita habla sobre sensores, el principio de medir la utilización en un período determinado se aplica igualmente bien a estudios observacionales cortos. Puedes recopilar gran parte de la misma información: niveles de ocupación y patrones de uso - sin instalar hardware permanente.

Añadiendo un contexto más profundo

Un observador puede registrar cómo las personas están usando un espacio y si realmente apoya esa función. ¿Los empleados están de pie en un corredor con sus laptops porque las salas de reuniones están totalmente reservadas? ¿Las grandes salas de conferencias están vacías mientras que las salas más pequeñas siempre están llenas? La observación a corto plazo revela estas dinámicas más claramente que los conteos de sensores.

Formas prácticas de aprovechar los datos instantáneos

1. Reconfigura áreas infrautilizadas
   Si los datos de uso muestran que ciertas secciones de planta abierta están constantemente vacías, puedes reutilizarlas en salones colaborativos o cabinas para llamadas telefónicas.

2. Refina las políticas de escritorios compartidos
   Al comparar patrones de ocupación en días diferentes, sabes si puedes reducir el conteo total de escritorios o crear más estaciones de hot-desking. Este paso reduce los costos inmobiliarios si grandes porciones de la oficina rara vez están al máximo de su capacidad.

3. Reconsidera el tamaño de las salas de reuniones
   Los datos observacionales pueden resaltar si las grandes salas de juntas están media usadas. Si las más pequeñas siempre están desbordadas, podría ser el momento de subdividir una sala grande en múltiples espacios más pequeños.

Limitaciones

Por supuesto, un instantánea puede no capturar las fluctuaciones durante todo el año. Un campus universitario ve un uso diferente en semanas de exámenes comparado con los días de clase normales. Una oficina corporativa podría estar más ocupada al final del trimestre. Puedes manejar esto realizando estudios cortos adicionales en diferentes momentos, en lugar de instalar hardware continuo.

Preguntas y respuestas: planificando tu estudio de ocupación

P: ¿Cómo manejamos múltiples pisos o equipos?
R: Comienza con los pisos o equipos que causan los mayores problemas, como la escasez crónica de salas. Expande a áreas adicionales si ves diferencias importantes entre departamentos.

P: ¿Los estudios ocasionales pasarán por alto aumentos inesperados?
R: Podrían hacerlo. Si tu oficina experimenta picos estacionales dramáticos, planifica múltiples intervalos instantáneos. También puedes realizar “mini-estudios” dirigidos si sospechas que una semana o mes es particularmente atípico.

P: ¿Necesitamos personal especializado para observar cada área?
R: No necesariamente. Muchas organizaciones reclutan voluntarios u observadores a tiempo parcial con una lista de verificación clara. La clave es la consistencia: mismas definiciones de ocupación, mismo método de registro de datos.

Cómo encaja Vantage Space

Vantage Space es perfecto para organizaciones que desean conocimientos significativos sobre ocupación sin instalaciones de sensores a largo plazo. Te permite:

• Realizar estudios a corto plazo rápida y fácilmente, sin hardware más allá de dispositivos móviles.
• Recopilar datos tanto cuantitativos como cualitativos, como si un espacio se utiliza para colaboración, enfoque silencioso o tareas mixtas.
• Pagar solo por los períodos que estás estudiando, evitando tarifas continuas.

Las soluciones basadas en sensores pueden ser poderosas en ciertos escenarios, especialmente si necesitas gestión de edificios en tiempo real o llevas a cabo una operación 24/7. Pero si tu objetivo principal es dimensionar adecuadamente la oficina, identificar espacios infrautilizados y apoyar los estilos de trabajo reales de tus empleados, puedes necesitar solo datos inteligentes, no un edificio inteligente a tiempo completo.

Las instantáneas periódicas pueden ser más que suficientes para guiar decisiones críticas sobre bienes raíces. Al centrarte en las preguntas reales - qué espacios están abarrotados, cuáles están vacíos y por qué - puedes desbloquear importantes ganancias de eficiencia y crear un lugar de trabajo que realmente satisfaga las necesidades de tu equipo.

¿Pensando en empezar? Un único estudio de Vantage Space puede revelar cómo los empleados están usando cada área y dónde puedes optimizar tu diseño. Es un enfoque de bajo costo, alto valor que mantiene tu atención en lo que importa: tomar decisiones informadas para mejores lugares de trabajo.