Der Kampf um das hybride Arbeiten ist noch lange nicht entschieden. Während Führungsteams darauf drängen, dass Mitarbeiter ins Büro zurückkehren, bevorzugen viele Arbeitnehmer die Flexibilität der Remote-Arbeit. Das Ergebnis? Eine Diskrepanz zwischen den Erwartungen der Führungsebene und dem tatsächlichen Verhalten der Mitarbeiter.
“81% der Unternehmen berichten von einer Fehlanpassung zwischen den Erwartungen der Führungsebene und der tatsächlichen Nutzung der Büroräume durch die Mitarbeiter.”
- CBRE Workplace Insights 2024
Die Personalverantwortlichen stehen dazwischen und sind dafür verantwortlich, das Engagement aufrechtzuerhalten, die Mitarbeiterbindung zu verbessern und die Bürozeit sinnvoll zu gestalten. Die Lösung ist nicht die Durchsetzung starrer Anwesenheitspolitiken - es geht darum, das Erlebnis am Arbeitsplatz neu zu gestalten, um es mit den Arbeitsweisen der Mitarbeiter in Einklang zu bringen.
Wenn von den Mitarbeitern erwartet wird, zurückzukehren, muss das Büro mehr als nur Schreibtische und Besprechungsräume bieten. Mitarbeiter kommen zum Zusammenarbeiten, Vernetzen und Konzentrieren - dennoch priorisieren viele Büros immer noch zugewiesene Schreibtische vor flexiblen Arbeitsbereichen.
Personalverantwortliche sollten:
📌 Beispiel: Ein Medienunternehmen stellte fest, dass Mitarbeiter ihre zugewiesenen Schreibtische selten nutzten, aber ständig Konferenzräume für Brainstorming-Sitzungen buchten. Nach der Überprüfung einer Belegungsstudie verwandelten sie einen Teil ihrer Schreibtischflächen in reservierbare Kollaborations-Pods, wodurch das Engagement ohne eine Erweiterung der Bürofläche verbessert wurde.
Ein schlecht gestaltetes Büro demotiviert Mitarbeiter, ins Büro zu kommen. Arbeitsplätze, die steril, laut oder ohne Privatsphäre sind, erzeugen mehr Stress als Produktivität.
Um das Erlebnis im Büro zu verbessern:
📌 Beispiel: Eine Finanzdienstleistungsfirma verzeichnete trotz der Durchsetzung einer Drei-Tage-Büro-Politik eine geringe Anwesenheit. Nach einer Mitarbeiterbefragung stellten sie fest, dass Lärmniveaus ein großes Problem waren. Durch die Neugestaltung offener Sitzbereiche und die Einführung von schalldichten Kabinen verbesserte sich die Anwesenheit ohne Änderungen der Richtlinien.
Starre Rückkehr-zum-Büro-Vorgaben gehen oft nach hinten los und führen zu Unmut und Fluktuation. Anstelle des Setzens unflexibler Anwesenheitsregeln sollten Unternehmen Richtlinien erstellen, die Struktur mit Wahlmöglichkeiten ausbalancieren.
Um Mitarbeiter zu ermutigen, das Büro zu nutzen:
“Unternehmen mit flexiblen hybriden Richtlinien berichten von höherem Mitarbeiterengagement und geringerer Fluktuation im Vergleich zu solchen mit starren Büroanforderungen.”
- CBRE Workplace Insights 2024
📌 Beispiel: Ein Technologieunternehmen stellte fest, dass Mitarbeiter an Mittwochen kamen, montags und freitags jedoch mieden. Anstatt fünf Büro-Tage zu fordern, formalisierten sie eine hybride Richtlinie rund um die Anwesenheit von Dienstag bis Donnerstag, wodurch sowohl die Mitarbeiterzufriedenheit als auch die Effizienz der Büroräume verbessert wurden.
F: Wie kann das Personalmanagement sicherstellen, dass Mitarbeiter tatsächlich ins Büro kommen wollen?
A: Schaffen Sie eine Umgebung, die unterstützt, wie Mitarbeiter am besten arbeiten. Dies bedeutet bessere Besprechungsräume, ruhige Arbeitsbereiche und soziale Zentren statt Reihen leerer Schreibtische.
F: Was ist der größte Fehler, den Unternehmen mit hybriden Richtlinien machen?
A: Die Anwesenheit im Büro vorschreiben, ohne das Erlebnis am Arbeitsplatz zu verbessern. Wenn Mitarbeiter keinen Grund sehen, ins Büro zu kommen, werden bloße Richtlinien das Verhalten nicht ändern.
F: Wie können Unternehmen messen, ob ihre hybride Strategie funktioniert?
A: Nutzen Sie Belegungsstudien, um die tatsächliche Büronutzung zu verfolgen und Richtlinien basierend auf dem tatsächlichen Verhalten der Mitarbeiter und nicht nur den Erwartungen der Führungsebene anzupassen.
Personalverantwortliche benötigen mehr als nur Mitarbeiterbefragungen, um zu verstehen, wie sich Büroräume auf das Engagement auswirken. Ohne Daten basieren Entscheidungen zum Arbeitsplatz auf Annahmen und nicht auf echtem Verhalten.
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Durch die Durchführung von momentanen Belegungsstudien können HR-Teams:
Mit den richtigen Daten können Personalverantwortliche die Lücke zwischen Erwartungen der Führungsebene und den Bedürfnissen der Mitarbeiter schließen und einen Arbeitsplatz schaffen, den Menschen tatsächlich nutzen möchten.
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