De strijd om hybride werken te winnen: waarom werknemerservaring belangrijker is dan ooit

De strijd om hybride werken is nog lang niet gestreden. Terwijl leiderschapsteams aandringen op terugkeer naar kantoor, geven veel werknemers de voorkeur aan de flexibiliteit van thuiswerken. Het resultaat? Een kloof tussen leiderschapsverwachtingen en werkelijk werknemersgedrag.

“81% van de bedrijven meldt een misalignment tussen leiderschapsverwachtingen en hoe werknemers daadwerkelijk kantoorruimte gebruiken.”

• CBRE Workplace Insights 2024

HR-leiders bevinden zich in het middenveld en worden belast met het handhaven van betrokkenheid, het verbeteren van behoud en het zinvol maken van kantoortijd. De oplossing is niet het afdwingen van strikte aanwezigheidsbeleid, maar het herontwerpen van de werkervaring om aan te sluiten op hoe werknemers willen werken.

Het loont om op kantoor te zijn

Herdenk het ruimtegebruik

Als van werknemers wordt verwacht dat ze terugkomen, moet het kantoor meer bieden dan alleen bureaus en vergaderruimtes. Werknemers komen samen om te samenwerking, verbinding te maken en zich te concentreren - toch prioriteren veel kantoren nog steeds toegewezen bureaus boven flexibele werkruimtes.

HR-leiders zouden:

• Beoordelen welke ruimtes werknemers daadwerkelijk gebruiken en de indeling dienovereenkomstig aanpassen.
• Het aantal kleine vergaderzalen en stille gebieden verhogen om verschillende werkstijlen te ondersteunen.
• Zorgen dat sociale en samenwerkingsruimtes zijn ontworpen voor betrokkenheid, en niet alleen voor esthetiek.

📌 Voorbeeld: Een mediabedrijf ontdekte dat werknemers zelden hun toegewezen bureaus gebruikten, maar consequent vergaderruimtes boekten voor brainstormsessies. Na een bezettingsstudie te hebben beoordeeld, hebben ze een deel van hun bureau-ruimte omgezet in reserveerbare samenwerkings-pods, waardoor de betrokkenheid verbeterde zonder uit te moeten breiden.

Geef prioriteit aan het welzijn van werknemers

Een slecht ontworpen kantoor weerhoudt werknemers ervan om binnen te komen. Werkplekken die steriel, luidruchtig of zonder privacy aanvoelen, creëren meer stress dan productiviteit.

Om de ervaring op kantoor te verbeteren:

• Integreer welzijnsruimtes en stille zones voor werknemers die even moeten ontsnappen aan open ruimtes.
• Verbeter de akoestiek en verlichting om een comfortabelere werkomgeving te creëren.
• Bied flexibele zitarrangementen aan, zodat werknemers een ruimte kunnen kiezen die voldoet aan hun behoeften die dag.

📌 Voorbeeld: Een financieel dienstenbedrijf zag lage opkomst ondanks het handhaven van een drie-dagen-kantoorbeleid. Na een enquête onder werknemers ontdekten ze dat geluidsniveaus een groot probleem waren. Door open zitruimtes te herconfigureren en geluidsdichte cabines toe te voegen, verbeterde de aanwezigheid zonder beleidswijzigingen.

Hybride beleidsmaatregelen die werken

Flexibiliteit leidt tot hogere betrokkenheid

Strikte terug-naar-kantoorvereisten werken vaak averechts, waardoor wrok en verloop ontstaan. In plaats van onbuigzame aanwezigheidsregels op te leggen, zouden bedrijven beleiden moeten creëren die structuur met keuze combineren.

Om werknemers aan te moedigen het kantoor te gebruiken:

• Laat teams hun eigen kantoor-roosters bepalen in plaats van uniforme beleidsregels af te dwingen.
• Gebruik bezettingsdata om bij te houden welke dagen de meeste betrokkenheid vertonen en bouw roosters rond piekgebruiktijden.
• Bied prikkels voor kantooraanwezigheid die zijn gericht op ervaring in plaats van aanmaningen.

“Bedrijven met flexibele hybride beleidsregels melden hogere werknemersbetrokkenheid en lager verloop in vergelijking met degenen met rigide kantoorvereisten.”

• CBRE Workplace Insights 2024

📌 Voorbeeld: Een technologiebedrijf ontdekte dat werknemers halverwege de week kwamen, maar maandagen en vrijdagen vermeden. In plaats van vijf kantoordagen te vereisen, formaliseerden ze een hybride beleid rond dinsdag tot donderdag aanwezigheid, wat zowel de werknemerstevredenheid als de efficiëntie van kantoorruimte verbeterde.

Q&A: Praktische inzichten voor HR-leiders

V: Hoe kan HR ervoor zorgen dat werknemers graag naar kantoor willen komen?
A: Creëer een omgeving die ondersteunt hoe werknemers het beste werken. Dit betekent betere vergaderruimtes, stille werkplekken en sociale hubs in plaats van rijen leegstaande bureaus.

V: Wat is de grootste fout die bedrijven maken met hybride beleid?
A: Kantoorbijwoningsbeleid opleggen zonder de werkervaring te verbeteren. Als personeel geen reden ziet om naar kantoor te komen, zullen beleidsmaatregelen alleen het gedrag niet veranderen.

V: Hoe kunnen bedrijven meten of hun hybride strategie werkt?
A: Gebruik bezettingsstudies om het daadwerkelijke kantoorgebruik bij te houden en pas beleid aan, gebaseerd op hoe werknemers de ruimte daadwerkelijk gebruiken, niet alleen leiderschapverwachtingen.

Waarom bezettingsdata essentieel is voor betere werkplekervaringen

HR-leiders hebben meer nodig dan alleen personeelsonderzoeken om te begrijpen hoe kantoorruimte betrokkenheid beïnvloedt. Zonder data, worden beslissingen over de werkplek gebaseerd op aannames in plaats van werkelijk gedrag.

Hier komt Vantage Space om de hoek kijken. In tegenstelling tot sensorgebaseerde tracking levert Vantage Space snelle, door mensen uitgevoerde bezettingsstudies die zowel kwantitatieve data (hoe ruimte wordt gebruikt) als kwalitatieve inzichten (welke activiteiten plaatsvinden in elke ruimte) bieden.

Door het uitvoeren van snapshot bezettingsstudies, kunnen HR-teams:

• Identificeren welke ruimtes werknemers prefereren en waarom.
• De impact van veranderingen op de werkplek meten wat betreft betrokkenheid en behoud.
• Ervoor zorgen dat hybride beleid in lijn is met het werkelijk werknemersgedrag.

Met de juiste data kunnen HR-leiders de kloof tussen leiderschapsverwachtingen en werknemersbehoeften overbruggen, en een werkplek creëren die mensen daadwerkelijk willen gebruiken.

Op zoek naar verbetering van je hybride werkstrategie? Begin vandaag nog met een bezettingsstudie met Vantage Space.